Bifogade dokument eller filer på webben - beslutsträd

Open

godkänd

Skall  du bifoga ett dokument eller fil på en webbplats? Då skall du först gå igenom denna guide. Bäst är alltid att publicera informationen direkt på webbsidan istället för att bifoga dokument.

I de fall dokument och filer måste användas så måste dessa leva upp till de lagkrav som finns gällande tillgänglighet. En PDF går att göra tillgänglig i efterhand men det kräver att du har kunskap om hur och den programvara som kan öppna dokumentets filträd samt att du kan göra redigering i detta filträd. När det gäller video och ljudfiler så handlar det främst om att tillhandahålla transkribering, textning av innehållet för att det skall bli tillgängligt.

Guide

Kontrollera först vilken sorts bifogat dokument det gäller och gå sedan till rätt guide 

PDF

1. Är dokumentet som du ska bifoga ett skannat dokument med en underskrift t ex ett kontrakt?
   JA då är det OK att lägga upp dokumentet med en beskrivning på sidan så de som inte kan se dokumentet ändå vet vad det innehåller.
   NEJ gå vidare till nästa steg.
   
   

2. Är dokumentet ett formulär som INTE går att göra som ett webbformulär t ex för att det finns formler i det eller för att det skall kunna sparas lokalt?
   JA, kontrollera att dokumentet är tillgängligt dvs kan läsas och fyllas i om man använder uppläsande hjälpmedel. Om det är inte är tillgängligt får det inte läggas upp på en Inera-webb.
   NEJ gå vidare till nästa steg.
   
   

3. Är dokumentet något som ägs av tredje part, det vill säga du har inte kontroll över innehållet?
   JA, länka då till ägarens plats för dokumentet eller den plats användaren kan hitta senast uppdaterade version. Du bör INTE lägga upp detta dokument på en Inera-ägd webbplats.
   NEJ, gå vidare till nästa steg.
   
   

4. Innehåller dokumentet texter, bilder, tabeller och annat innehåll?
   JA, gör om innehållet till en webbsida.
   NEJ, se punkt 5.
   
   
   

5. Är dokumentet inget av ovan? Kontakta UX@inera.se för klassificeringshjälp.

6. För dig som underar om tillgängliga PDFer och vad det är kolla denna korta film: Funkas seminarie om tillgängliga PDFer

Word 

1. Är dokumentet en mall som användaren skall använda och fylla i? OBS med mall menas inte formulär.
   JA se till att mallen är korrekt sparad som mall och att alla metadata är korrekt ifyllda under dokumentinformationen innan du lägger upp dokumentet.
   NEJ, gå vidare till nästa steg
   
   

2. Är dokumentet ett textdokument innehållande text, tabeller och liknande?
   JA, lägg upp text och annat innehåll som webbsida
   NEJ, kontakta UX@inera.se för klassificeringshjälp.

Powerpoint 

1. Är dokumentet från ett möte t ex Agenda eller liknande?
   JA, kopiera informationen till en webbsida och publicera den istället. 
   NEJ, gå vidare till nästa steg.
   
   

2. Är dokumentet från en föreläsning eller kurs? Dvs det finns pedagogiska animeringar eller liknande i dokumentet.
   JA, är det från tredje part så länka till den plats där det kan återfinnas istället för att ladda upp det lokalt.
   JA, är det från Inera se över om föreläsaranteckningar i dokumentet kan spridas eller om de måste tas bort, kontrollera att dokumentinformationen (metadata) är korrekt ifylld och publicera.
   NEJ, kontakta UX@inera.se för klassificeringshjälp.

Video

1. Är filmen uppladdad på You Tube, Vimeo eller liknande tjänst?
   JA, se till att all metadata är korrekt ifylld och att textningsfil är uppladdad. Text skall finnas för minst det språk som talas i filmen gärna fler översättningar som komplement.
   Länka till filmen eller bädda in uppspelare från uppspelningstjänsten så att filmen kan visas.
   NEJ, ladda upp filen till lagringsställe som er tjänst använder. Att spela upp en film som är lagrad i CMS-verktyget (t ex EPI) är inte att rekommendera.
   Det finns flera anledningar till detta, CMS är inte en plattform för streaming, du måste testa att uppspelning fungerar i många olika miljöer, textning med mera hanteras sällan om filmen inte har så kallad inbränd text.

Ljudfil

1. Är ljudfilen av karaktären Podd/Podcast?
   JA, se till att poddfilen är uppladdad på lämplig Podd-plats online så att den kan spridas i dessa kanaler.
   Länka i CMS till platsen där Podden finns upplagd.
   NEJ, är filen av annan karaktär fundera på om ljudfilen kan sparas som filmfil t ex lägga en textplatta på ljudfilen så att den kan sparas som video. Du kan nämligen i det läget lägga till en textad variant av ljudfilen vilket ökar tillgängligheten för innehållet. Följs sedan regler för video ovan.
   Om ljudfilen måste vara enbart ljudfil så tänk på att ett CMS-verktyg inte lämpar sig för att streama ljudfiler och dessa lagras därför sedan lokalt hos slutanvändaren då de istället laddas ned (oftast inte OK med tanke på rättigheter till ljudfilen). Om detta ändå är alternativet du väljer säkerställ att filen är komprimerad med t ex MP3 för att inte bli för "tung" att ladda ner för slutanvändaren.