När en enhet ska börja använda tjänsten

Vad hittar du här?

Här har vi samlat aktiviteter som när en verksamhet vill använda i plattformen och internetförmedlade stöd- och behandlingsprogram i kontakten med invånare. Den regionala förvaltningen är ett viktigt stöd och bör kunna vägleda enheten/verksamheten genom processen. Här finns förslag på genomförande som ni kompletterar och anpassar utifrån era förutsättningar.

Att underlätta en förändring

Att införa Stöd och behandling handlar ofta om förändrade processer, rutiner, arbetssätt och ny teknik. Syfte och mål med användningen på enheten och vilka programmen vänder sig till behöver vara solklart för alla på enheten.

Ledningens stöd är viktig när det kommer till förändringar och implementering av nya verktyg. 

Medarbetarna behöver känna sig trygga, veta vart de vänder sig för hjälp och ha rutiner på arbetsplatsen för att minska risken för patienten. Ofta kan en samordnare och ett nätverk utgöra värdefullt stöd för behandlarna, även efter implementeringen. 

Checklista för enhetens införande

Den regionala förvaltningen av Stöd och behandling kan inspireras av den här sidan när ni gör en egen  checklista som är anpassad efter lokala förutsättningar. Kontakta också nätverket för mer inspiration och efterfråga exempel på projektplatsen om du behöver det.

Förberedelser på enheten/verksamheten

Vilka?

Involvera chefen i införandet som kan skapa de förutsättningar som behövs för ett lyckat införande. Skapa gärna ett team för införandet. Det underlättar också att ha en utsedd kontaktperson gentemot förvaltningen, framförallt under införandet men även i förlängningen. Ett team kan bestå av:

• Chef, verksamhetsutvecklare
• Lokal administratör för 1177 Vårdguidens tjänster 
• Medarbetare som har roller i systemet.

Sätt mål för användningen 

Vad vill enheten uppnå med införandet av tjänsten och användning av programmen? Vilka patienter/invånare vill man nå? Sätt mätbara mål och ansvarig att följa upp hur det går. Har medarbetarna/behandlarna mål och förväntningar på att använda tjänsten i någon omfattning?

Utse roller på enheten

Medarbetare på enheten behöver ha en eller flera av dessa obligatoriska roller i systemet: behörighetsadministratör, invånaradministratör, dataadministratör samt behandlare.

De behöver lämplig utbildning och rutiner för att klara sina uppgifter på ett tryggt sätt. Se aktuella manualer och filmer för mer information om rollerna. 

• Behandlare i Stöd och behandling
• Behörighetsadministratör i Stöd och behandling
• Dataadministratör i Stöd och behandling
• Invånaradministratör i Stöd och behandling

Gör en riskanalys

Verksamheter i vård och omsorg ska genomföra en riskanalys när något ändras i verksamheten, exempelvis nytt verktyg, nya processer eller nytt innehåll. När en verksamhet inför Stöd och behandling, omfattar förändringen ofta alla tre områdena.

Även om man gjort en riskanalys på själva programmet i utvecklingsfasen, behöver verksamheten som börjar använda det göra en kompletterande riskanalys utifrån sina specifika förutsättningar och utforma lokala rutiner. Fokus för analysen är patientsäkerhet!

Områden inom internetförmedlade stöd- och behandlingsprogram, där ni behöver ta fram åtgärder för att förebygga, minska eller ta bort risker eller negativa upplevelser kan vara metoder, teknik, rutiner och kommunikation.

Att analysera möjliga risker är därmed aktuellt både när man inför Stöd och behandling generellt, men minst lika aktuellt för enheten som ska börja använda ett specifikt stöd- eller behandlingsprogram.

Första gången enheten inför ett stöd- eller behandlingsprogram kan de behöva stöd att genomföra riskanalysen, så det är bra om förvaltningen eller någon med erfarenhet kan vara ett stöd i detta.

Ta vid behov hjälp av riskanalysledare i din organisation.

Designguiden - Förebygg och hantera risker

Skapa riktlinjer, rutiner och processer på den egna enheten

Fundera på vilka riktlinjer, rutiner och processer kopplat till användning av det internetbaserade stödet eller behandlingsprogrammet behöver tas fram regionalt och/eller lokalt på enheten. Utifrån riskanalysen kan ni hitta åtgärder som minimerar risker som ni har identifierat. 

Exempel

• Rutiner för att tilldela roller.
• Rutiner med koppling till det specifika stöd-, behandlingsprogrammet, vårdprocessen.
• Rutiner för journalföring (vid behov av dokumentation ska det ske i ett journalsystem) 
• Rutiner för gallring i systemet (eftersom Stöd och behandling inte är en lagringsplats).
• Rutiner för oförutsedda avbrott som till exempel strömavbrott eller om koppling till servern saknas. (Se bruksanvisning som rekommenderar prenumeration av Ineras servicefönster).
• PDL-logguppföljning på verksamheten enligt regionens rutiner.
• Rutiner för uppföljning, måluppfyllelse.

Designguiden - Rutiner för verksamheten

Designguiden - Rutiner för användaren

Utbilda medarbetarna

• grundläggande kunskap om Stöd och behandling
• rollerna på enheten, rutiner kopplat till dessa samt handhavande i systemet
• utbilda i det specifika programmet, rutiner kopplat till det
• manualer, supportvägar
• fortsatt kompetensutveckling

Att utbilda personal

Fortsatt kompetensutveckling

Det har visat sig vara framgångsrikt att användare ingår i nätverk, att man fångar upp förbättringsförslag för utveckling, fortsatt kompetensutveckling, metodstöd, handledning och att man som förvaltning bygger upp bra informationsvägar. Stöd gärna verksamheterna att bygga upp vad som behövs för en hållbar användning. 

Tänk på att förvaltningen av Stöd och behandling inte kan göra allt detta för alla typer av verksamheter och program som införs. Ni kommer troligtvis behöva kontaktpersoner/samordnare i verksamheterna.

Anslut enheten till Stöd och behandling

Så här ansluter du enheten till kommunikationsplattformen Stöd och behandling och kopplar in Stöd och behandling till enhetens utbud av e-tjänster på 1177 Vårdguiden. En förutsättning är att vårdgivaren är ansluten till tjänsten.

Kortfattat går det till så här:

1. Den regionala förvaltningen ansluter enheten till 1177 Vårdguidens e-tjänster samt till Stöd och behandling. Kontrollera att enhetens HSA-id matchar. 
2. Vårdgivaradministratör på den regionala förvaltningen tilldelar den första rollen, Behörighetsadministratör, på den aktuella enheten i Stöd och behandling.
3. Vårdgivaradministratör delar ut överenskomna stöd och behandlingsprogram till enheten.
4. Behörighetsadministratören på den anslutna enheten loggar in och tilldelar andra roller på sin enhet. Varje medarbetare med roll i Stöd och behandling ska ha medarbetaruppdrag på den aktuella enheten i HSA och kunna logga in med säker autentisering enligt bruksanvisningen.
5. Administratören för 1177 Vårdguidens e-tjänster aktiverar e-tjänsten Stöd och behandling på den aktuella enheten och gör den synlig för invånare.

• Kontrollera att e-tjänsten Stöd och behandling visas i inloggat läge för invånare.
• Kontrollera att e-tjänsten Stöd och behandling visas på enhetens kontaktkort på 1177 Vårdguidens webbplats.

Process för anslutning till tjänsten - ett stöd för förvaltningsorganisationen (länk till undersida)

Förutsättningar

Se dokumentet med tekniska förutsättningar för att använda tjänsten, momenthantering och förslag på tjänstestyrning.

Checklista förutsättningar för vårdgivare att använda Stöd och behandling

Film om roller och process för anslutning

Starta igång

Förvaltningen stämmer av med verksamheten att de är startklara. Checka av att allt fungerar även ur ett invånarperspektiv (inloggning till e-tjänsten Stöd och behandling, kolla även att tjänsten visas på enhetens kontaktkort på 1177.se).

Låt medarbetare få tid och stöd de behöver inledningsvis. Sänk trösklarna att komma igång med nytt arbetssätt.

Kommunicera tjänsten 

I analysen av intressenter ringar ni in vilka som behöver känna till tjänsten eller de program ni har valt att erbjuda. Det kan vara både interna, som personalgrupper inom den egna enheten eller på andra enheter. Det kan också vara externa intressenter som ni behöver kommunicera med för att nå de mål ni satt och få den effekt ni har tänkt.

Behöver ni marknadsföra tjänsten? Kommunikationsplan kan vara ett stöd i planeringen och ta vid behov hjälp av en kommunikationsavdelning.

Följ upp användning

Initialt är det bra att ha nära och täta uppföljningar med medarbetare för att tidigt fånga upp behov av stöd eller annat som man upptäcker behöver justeras i arbetssätt eller annat. Når ni målet (länk till fördjupning om uppföljning). Får ni ut de effekter som ni har förväntat er eller är det någon som behöver justeras.