Grupper
- Esmeralda.Hasanic
Avisering
När en ärendemottagare fördelar ett ärende till en grupp får alla ärendehanterare i den gruppen notifieringar via mail och/eller sms (om ärendehanterare har valt att hen vill ha aviseringar under sina aviseringsinställningar).
Exempel på mailavisering:
Rubrik: Meddelande från 1177 <mottagningens namn>
Innehåll: Din grupp <gruppens namn> har ett ärende att besvara i personalverktyget för e-tjänsterna på 1177. Ärendet gäller <ärendetypens namn>. Logga in på <länk direkt till ärendet>.
Obs! Det här är ett automatiskt meddelande som inte går att besvara.
Hantera ärenden
Ärendehanterare går in under Mina ärenden/Ärenden att hantera.
Här ser ärendehanterare fördelade ärenden till sig själv eller ärenden som är fördelade till de grupper hen ingår i. Kolumnen Hanterare visar ärendehanterarens eget namn om ärendet är fördelat direkt till ärendehanteraren, eller gruppens namn om ärendet är fördelat till en grupp ärendehanteraren. Denna kolumn går att sortera genom att klicka på rubriken.
När en ärendehanterare går in på ett ärende som är fördelat till en grupp möts hen av samma ärendevy som om hen både är ärendehanterare och ärendemottagare på en mottagning. Det vill säga att ärendehanteraren behöver fördela ärendet till sig själv innan hen börjar arbeta med ärendet. Ärendehanteraren har även möjlighet att fördela ärendet till en annan grupp eller en annan ärendehanterare i denna vy.
Viktigt: För att flera ärendehanterare inte ska påbörja samma ärende är det viktigt att så fort man påbörjar arbete med ärendet ser till att fördela ärendet till sig själv.
Så fort ärendehanterare har fördelat ärendet till sig själv försvinner ärendet under ”Mina ärenden att hantera” för alla andra i gruppen och svaret till invånaren blir från ärendehanteraren själv.
Ett ärende måste alltid besvaras av en enskild ärendehanterare.
Vill ärendehanteraren sedan att gruppen ska ta över ärendet efter svar till invånare om det till exempel rör sig om en motfråga/delsvar kan hen fördela om ärendet till gruppen igen i samband med att motfrågan eller delsvaret ges.
Skicka invånarärende när ärendehanterare ingår i en grupp
När en ärendehanterare som ingår i en grupp ska skicka ett invånarärende finns det möjlighet att välja att svaren ska komma in till gruppen istället för hos den enskilda ärendehanteraren. Defaultvärdet är fortfarande den enskilda ärendehanteraren och ärendehanteraren måste här göra ett aktivt valt för att byta till en grupp.