Projekt: Arkinera

Region Västerbotten har i samarbete med Inera drivit ett projekt (Arkinera) med syfte att få länets kommuner att kunna använda arkitektur som stöd i deras verksamhetsutveckling.  Projektet finansieras av Region Västerbotten och EU:s regionala utvecklingsfond. Upptakt för projektet var i september 2020 och avslutades i december 2022.

Under hösten 2020 genomfördes en planering och definition av hur vi skulle ta oss an uppgiften. Medverkande i planeringen var representanter från Region Västerbotten, Inera och Umeå kommun. Dessa representanter var även kärngruppen i projektets upplägg och planering ända i mål. Det var under denna planering som beslut togs om utbildningsinsatsens inriktning, att vi skulle ha workshops för att öva och att det “realcase” som vi skulle använda var digitala nationella prov som alla kommuner ska genomföra under 2024. Just valet av digitala nationella prov bidrog troligtvis till att vi hade en god spridning av kompetenser och roller samt hade en förhållandevis jämn könsfördelning i deltagargruppen.

På denna sida så delar vi med oss av projektets material så att andra organisationer kan genomföra en liknande ansats på hemmaplan och om man så önskar, återanvända delar av materialet. Vi har även valt att lägga in tipsrutor som den nedan för att göra det enklare att hitta dem i sitt sammanhang.

Innehållsförteckning

Arkinera, fas 1: Utbildningsinsats

Projektets första fas under 2021 var att utbilda dess deltagare som utgjordes av anställda i länets kommuner med uppdrag inom verksamhetsutveckling (notera att ingen var arkitekt). Detta gjordes i 10 distansutbildningar (om ca 1 tim 45 min vardera) med hemuppgifter och frågeformulär efter varje utbildningstillfälle. Projektets andra fas genomfördes 2022 och bestod av tre workshops där deltagarna fick öva på att ta fram en komplett arkitektur som ska stödja deras kommuns anslutning till Digitala Nationella Prov (DNP).

En viktig del i projektet har varit att förändra mindset hos personer i kommunernas verksamheter så att arkitektur-relaterade tankar ingår när man funderar på verksamhetsutveckling.  Utbildningen avser att stödja “icke-arkitekter” i deras förståelse och användande av bra beskrivningar som är framtagna av andra personer/organisationer och sätta dem i ett sammanhang som ger större värde än en enskild “bild”. I utbildningsserien så har vi försökt att undvika svårt språk och arkitekturtermer så långt som det är möjligt/rimligt för att sänka tröskeln för deltagarnas möjlighet att kunna tolka och förstå andras beskrivningar.

Dokument

Här nedan har vi samlat det material som vi använt vid planering och genomförande av utbildningen samt de inspelade utbildningspassen (fas 1) i Projekt Arkinera. Projekt Arkinera hoppas att detta material kan göra nytta hos er om ni står inför ett behov av att möjliggöra för era verksamheter att få en ökad förståelse för vad några bra beskrivningar kan göra.

Länkar till inspelningar av utbildningens olika tillfällen

Utbildningarna nedan bör ses i ordningsföljd då det finns en logisk tanke i upplägget. Utbildning 1 & 2 är grundläggande för utbildningarna där utbildning 2 går lite djupare. Utbildning 3 till 8 utgår från de olika perspektiven i Arkitekturgemenskapens ramverk medan utbildning 9 & 10 är mera tillämpning utifrån några vanliga sammanhang i kommunal och regional verksamhet.

Mellan respektive utbildningsavsnitt så ligger en kort beskrivning av de hemuppgifter (blå bakgrund) som deltagarna fick göra under utbildningen. Syftet med hemuppgiften var att samla in lokal input inför kommande utbildningsavsnitt.

En erfarenhet som drogs relaterat till hemuppgifterna var att Umeå kommun, som hade ganska många deltagare, valde att genomföra dessa som grupparbete vilket ledde till att det kom igång intressanta diskussioner i lite olika verksamhetsgrupperingar under den tiden som utbildningen pågick. Kommunens arkitekter fick frågor om att bistå med kunskap och vägledning och kunde på ett naturligt sätt bidra i verksamheten.

Utöver hemuppgiften så fick deltagarna även svara på en enkät baserad på det genomförda utbildningsavsnittet för att få en känsla för hur väl budskapet hade tagits emot. Dessa enkäter har vi inte sparat för återanvändning.

Beskrivning	PPTX-fil	Inspelad utbildning

Beskrivning	PPTX-fil	Inspelad utbildning
Utbildning 1 - Grunder i IT- och verksamhetsarkitektur del 1 av 2	Open	Arkinera Utbildning 1 - Grunder i IT- och verksamhetsarkitektur del 1 av 2
Hemuppgift inför Utb. 2	Identifiera strategiska dokument i egen organisation	Oftast är dokumenten beslutade på politisk nivå eller på hög chefsnivå. Det kan vara kommunens vision, strategi, handlingsplan eller en långsiktig verksamhetsplan. Beskriv i ert svar vilka dokument som finns beslutade i er kommun och poängtera hur de stödjer utveckling med stöd av digitalisering.
Utbildning 2 - Grunder i IT- och verksamhetsarkitektur del 2 av 2	Open	Arkinera Utbildning 2 - Grunder i IT- och verksamhetsarkitektur del 2 av 2
Hemuppgift inför Utb. 3	Bra beskrivningar och bättre underlag	Beskriv kort något exempel på verksamhetsutveckling i er organisation som har gjorts (eller som planeras att göras) där du tror att bra beskrivningar skulle kunna bidra till ett bättre resultat.  Beskriv gärna vilken typ av beskrivning/beskrivningar som hade bidragit till ett bättre resultat.
Utbildning 3 - Strategier och dess realisering	Open	Arkinera Utbildning 3 - Strategier och dess realisering
Hemuppgift inför Utb. 4	Namn på beskrivna verksamhetsprocesser	Kolla av i era organisationer vilka verksamhetsprocesser som finns beskrivna. Skriv upp namnet på dessa i ert svar. Reflektera gärna över hur ni har beskrivit och tydliggjort det informationsflöde som hanteras av processen och vilket värde det ger (kan ge) er i organisation.
Utbildning 4 - Beskriva vad som görs i verksamheten	Open	Arkinera Utbildning 4 - Beskriva vad som görs i verksamheten
Hemuppgift inför Utb. 5	Begreppslistor, informationsmodeller m.m.	Kolla upp om ni i er kommun har etablerade begreppslistor som ni använder eller om ni använder någon nationell. Titta även efter om ni har informationsmodeller som ni använder.
Utbildning 5 - Information och dess värde	Open	Arkinera Utbildning 5 - Information och dess värde
Hemuppgift inför Utb. 6	Lista och beskrivningar över organisationens system	Ta reda på om det finns en sammanhållen systemlista i er kommun. ta även reda på om det finns beskrivningar över hur system i er kommun fungerar och är driftsatta.
Utbildning 6 - System och teknik som stödjer verksamheten	Open	Arkinera Utbildning 6 - System och teknik som stödjer verksamheten
Hemuppgift inför Utb. 7	Arbete med informationssäkerhet	Ta reda på hur er organisation jobbar med informations- och IT-säkerhet. Har ni följande på plats? Namngiven person som informationssäkerhetssamordnare. Använder SKR's KLASSA för informationssäkerhetsklassning. Har regelverk som styr säkerhetsåtgärd på system utifrån KLASSA-värde.
Utbildning 7 - Informations- och IT-säkerhet	Open	Arkinera Utbildning 7 - Informations- och IT-säkerhet
Hemuppgift inför Utb. 8	Strukturerad förändringshantering	Förändringshantering förekommer i alla organisationer i mer eller mindre strukturerad form. För att öka chansen till att uppnå det önskade resultatet av en förändring så kan man vidta vissa åtgärder.  Fundera/diskutera och svara på följande frågor: Ge exempel på vilka åtgärder som skulle öka chansen att uppnå önskat resultat? Vilket stöd och vilka underlag möjliggör (skulle möjliggöra) att en medveten förändring kan genomföras i just din organisation?
Utbildning 8 - Förändringshantering	Open	Arkinera utbildning 8 - Förändringshantering
Hemuppgift inför Utb. 9	Metod/modell för förändring	Ta reda på om din organisation tillämpar en (eller flera) namngiven metod/modell för förändringshantering? Bedrivs all förändring inom ramen för denna metod/modell? Ser du/ni ett värde i att komplettera metoden/modellen med bra beskrivningar och kompletterande metoder?
Utbildning 9 - Utveckling av verksamhet	Open	Arkinera utbildning 9 - Utveckling av verksamhet
Hemuppgift inför Utb. 10	Etablerad förvaltning?	Ta reda på om din kommun har en etablerad förvaltning av: Verksamhetssystem Applikationer (ex Officepaket) Tekniska plattformar Informationsmängder Beskrivningar (arkitekturer eller specifikationer) Metoder som används
Utbildning 10 - Verksamhetsnytta inom upphandling och förvaltning	Open	Arkinera utbildning 10 - Verksamhetsnytta inom upphandling och förvaltning
Hemuppgift inför workshops	Hur redo är din kommun för DNP?	Gå igenom Skolverkets checklista inför digitala nationella prov tillsammans med kommunens berörda rektorer eller skolchefer och notera hur många nej ni får ihop inom respektive frågekategori (kommunikation, digital kompetens,  organisation, tekniska förutsättningar)

Arkinera, fas 2: Workshops

Med utbildningen “i ryggen” samt en föreläsning av Internetstiftelsen om federationer i allmänhet och skolfederationen i synnerhet så genomfördes tre stycken workshops där deltagarna i grupper fick öva på att använda och skapa beskrivningar som tillsammans ska ge en möjlighet till bättre förståelse inför en förändring. Övningsexemplet var förberedelse inför Digitala Nationella Prov, något som alla kommuner ska genomföra till 2024.

I de tre 2-dagars workshops som genomfördes så hade vi lite olika upplägg och resultatet från workshop ett blev det material vi utgick ifrån i workshop två o.s.v. Uppläggen var följande:

• WS1: Alla grupper fick jobba med fem arkitekturperspektiv (Strategi, Verksamhet, Information, Teknik, Säkerhet)

• WS2: Deltagarna fick välja arkitekturperspektiv att fördjupa sig inom (1 grp / perspektiv)

• WS3: Anpassade gruppövningar för att få ihop helheten

För att deltagarna skulle få bästa möjliga stöd så riggade vi upp med stöd av handledare från dels Umeå kommun som även hade deltagande medarbetare och även från Göteborg stad, Uppsala- och Huddinge kommun.

Dokument

Planeringsdokument för workshopserien

Dokument	Förklaring

Dokument	Förklaring
Open	Planeringsdokument för workshops. Dokumentet togs fram och användes under projekt Arkinera.

Digitalt stöd under workshopserien

Vi använde oss av Miro som samarbetsverktyg då det har rimligt låg tröskel för att komma igång som användare. För att underlätta ytterligare så tog handledargruppen fram ett utgångsmaterial inspirerat av Arkitekturgemenskapens ramverk och arkitekturbibliotek i Miro som visas på bilden nedan.

Grupperna satt tillsammans i en relativt stor lokal med några meter mellan bordsgrupperingarna. Varje grupp hade tillgång till varsin storbildsskärm på stativ för att underlätta samarbetet i gruppen. Det underlättade även för handledarna då det var ganska lätt att få en överblick hur de olika gruppernas progress var. Det blev då relativt enkelt att avgöra vilken grupp man skulle bistå, istället för att gå runt och störa med frågan “hur går det?”.

Workshop 1

Nedan beskrivs valt upplägg och vilket stödjande material som användes. Deltagarna delades in i grupper och fick tillgång till varsin gruppyta enligt bild nedan. I övre vänstra hörnet på respektive perspektivs yta så fanns formulerade instruktioner för vad gruppen skulle göra i varje delövning. Under bilden återges respektive instruktion för de olika perspektivens övningar. Man genomförde således först övning inom strategi, därefter i tur och ordning Verksamhet, Information, Teknik och sist Säkerhet. Övningarna betades av i en rörelse medurs på deras arbetsyta.

Open

Varje perspektiv har sin egen yta för arbete och instruktioner som beskriver vad som ska göras.

Reflektioner från handledarna

• Vi handledare rörde oss runt bland borden istället för att sitta som permanent deltagare med målet att grupperna skulle bli självgående

• Fokus under denna workshop var att bekanta sig med begrepp och våga prova att tänka själv kring koncept man inte var så van vid.

• Inga krav på att ”tänka eller göra rätt” vare sig hantverks- eller innehållsmässigt.

För strategiperspektivet så fanns följande instruktion:

Instruktion övning 1

Ni ska skapa en s.k. "Heat-map" som tydliggör vilka förmågor som omfattas och berörs av er organisations etablering av digitala nationella prov. Värderingen av förmågorna skall utgå från hur stor ansträngning det blir för er organisation att ha en färdig etablering av digitala nationella prov.

Ni färgsätter med färgerna röd, gul och grön med följande betydelse:

Röd = Stor ansträngning

Gul = Kännbar men möjlig ansträngning

Grön= Liten ansträngning

Övningen ska göras på båda förmågekartorna.

Om man vill så kan man börja med att identifiera de berörda förmågorna och ge dom en avvikande färg (ex. orange) innan man börjar att värdera dem.

Om ni hinner: Gör en enkel intressentanalys i mallen nedan genom att identifiera vilka intressenter som ni ser inom ramen för Digitala Nationella Prov, och vilka intressen de har (det kan vara flera).

För verksamhetsperspektivet så fanns följande instruktion:

Instruktion övning 2

1. Utifrån de i arbetsytan givna 4 processteg ska ni visualisera processen "Hantera DNP", sätta dem i rätt ordning, namnge de processteg med ?? och ev lägga till ett 5:e processteg. Placera in och namnsätta verksamhetsobjekt (leverans från processteget) samt binda ihop med pilar.

2. Identifiera roller eller aktörer som är aktiva vid de fyra processtegen. Skriv dess namn på en "notislapp" och placera under lämpligt processteg.

3. Identifiera vilka stödprocesser i er organisation som kommer att vara viktiga för att den process ni nyss satte ihop ska fungera. Skriv upp dessa i listan "viktiga stödprocesser" till höger.

4. Om ni får tid över: Välj ytterligare en förmåga från förmågekarta Utbildning som är närbesläktat och beskriv de övergripande processtegen och dess verksamhetsobjekt

För informationsperspektivet så fanns följande instruktion:

Instruktion övning 3

Ni ska:

1. Komplettera er begreppslista

2. Ur begreppet "Elev" identifiera relaterade informationsattribut.

3. Komplettera er lista (till höger) över viktiga begrepp som används i verksamheten runt digitala nationella prov.

4. En verksamhet innehåller förutom begrepp även Informationsobjekt. Informationsobjekt är viktiga tillgångar för en verksamhet och hittas i regel i dokument, listor, databaser eller register. Ibland åtföljs informationsobjektet av tilläggsdata som hör ihop med och associeras till informationsobjektet. Man brukar kalla dessa data för attribut till Informationsobjektet. Exempel på attribut associerade med informationsobjektet "Elev" är Förnamn och Hemadress. Ni hittar på denna ytan en påbörjad inventeringslista över attribut associerade med Elev som ni kan komplettera och bygga vidare på alternativt skapa en egen.

Extra uppgift:

Om tid finns, komplettera begreppsmodellen utgående från era identifierade begrepp. Identifiera relationer mellan era egna eller befintliga begrepp.

Info till extra uppgift:

En begreppsmodell visar på relationer mellan olika begrepp som förekommer i en verksamhet. Modellen används för att säkerställa gemensamma tolkningar och undvika missförstånd. Ni hittar en påbörjad begreppsmodell som ni kan komplettera och bygga vidare på alternativt skapa en egen utifrån era egna identifierade begrepp.

För teknikperspektivet så fanns följande instruktion:

Instruktion övning 4

Ni ska:

1. Under 15-20 minuter: Skapa en lista över systemfunktioner involverade i genomförandet av digitala prov.

2. Under resterande tid: Beskriva data som ska flöda mellan dessa systemfunktioner.

• Som exempel på systemfunktioner kan nämnas Administrera elevdata eller Registrera provdeltagare. Fundera över vilka andra relevanta systemfunktioner era respektive verksamheter nyttjar och behöver i samband med DNP och komplettera listan med dessa.

• En systemfunktion arbetar både med data som skapas i funktionen självt och data som hämtas från annan källa. Visa vilken data som flödar mellan olika systemfunktioner genom att rita pilar mellan identifierade systemfunktioner och på pilarna ange vilken typ av data som flödar. Använd mallen till höger.

För säkerhetsperspektivet så fanns följande instruktion:

Instruktion övning 5

Ni ska:

1. Under ca 15 minuter Komplettera och färdigställa listan över risker i kolumn 1 och 2 (lila).

2. Under resterande tid, gör en bedömning av sannolikhet och konsekvens för era risker i kolumn 3 och 4 (grön).

3. Komplettera de risker som ni identifierat i de tidigare övningarna med beskrivningar. Om ni ser fler risker så får ni gärna komplettera med dessa.

4. Gör bedömningar på sannolikhet för att en risk inträffar och den konsekvens som det skulle innebära.

Om ni hinner: Formulera åtgärder som minskar risken och dess eventuella konsekvenser

Mellan workshop 1 och 2 så genomförde handledargruppen en arbetsinsats och ensade de fem gruppernas resultat från workshop 1 till ett gemensamt utgångsmaterial för workshop 2. En uppdelning av materialet motsvarande Arkitekturgemenskapens perspektiv gjordes också .

Workshop 2

Till workshop 2 så fick deltagarna välja vilket perspektiv de ville jobba med och de som var intresserade av att jobba med mer än ett perspektiv kunde välja fler. De fick då delta i en grupp dag 1 och en annan dag 2. Vi tilldelade varje grupp en eller två handledare med uppgift att hjälpa till vid “risk för dikeskörningar” så att gruppen kom snabbt igång igen.

Reflektioner från handledarna

• Vi handledare satt med vid varsitt gruppbord.

• Fokus på att få gruppen att fördjupa sina resonemang och bli mer bekväma med att modellera

• Lite mer krav introducerades på att modelleringen skulle ”följa praxis” och bli läsbar. Aningens lite mindre krav på att vara innehållsmässigt korrekt.

Strategigruppen

Open

Arbetsytan i Miro för den strategiska gruppen. Bilden visar gruppens resultat.

Instruktionerna till den strategiska gruppen var:

1. Gör en bedömning om det är rätt förmågor som är markerade och om de har rätt färg för ett nuläge för införande av DNP. Ta bort, ändra eller lägg till efter överenskommet sammanhang.

2. För respektive förmåga så ska en bedömning av mognad göras avseende nuläge (gröna kolumner i tabell) och motiveras. Samma aktivitet ska göras för förmågans målläge (blåa kolumner i tabell).

3. I intressentmodellen till höger ska ni dokumentera de aktiviteter som ska vidtas för att möta intressenternas intressen.

4. För varje dimension av de skattade förmågorna ska ni skriva ned prioriterade åtgärder som ska genomföras för att påbörja förmågans utveckling mot målbilden. Gör det i orange kolumn i tabellen nedan.

5. Reflektera över vilken del av dessa aktiviteter man gör med olika intressenter. Ex. hur använder man förmågekartan tillsammans med en ledningsgrupp. Hur kan en sådan presentation se ut?

Verksamhetsgruppen

Instruktionerna till verksamhetsgruppen var:

Övningar

• Övning 1: Bryta ner och detaljera huvudprocessteg

  • Börja med processteget "Förbereda prov"

    • Komplettera från förmågekarta Ledning & Styrning samt Förmågekarta Versamhetsstöd

    • Komplettera från begreppslistan

• Övning 2: Identifiera viktiga begrepp, listor och register

  • Listor skapas i processer av roller.

    • Vilka listor kommer uppstå inom arbetet att förbereda DNP?

    • Vilka roller är inblandade i upprättandet av listor?

    • Finns det beroenden mellan listorna?

• (I mån av tid):

  • Förfina V-lagerlösningen kring förmåga "Särskilt stöd"

    • Kompletera och kvalitetssäkra att utpekade aktörer finns adresserade i swimlane

    • Komplettera listan m delprocesser under förbereda DNP

    • Finns ytterligare begrepp vi behöver etablera?

    • Finns stödprocesser?

    • Finns stödroller?

• Övning 3: Komplettera V-lager utifrån risklista

  • Uppvärmning – kort resumé av dag 1

    • Ev förfina V-lagerlösningen kring förmåga "Särskilt stöd"

    • Identifiera risker som går att adressera med verksamhetslösningar vid genomförande av DNP.

• Övning 4: Komplettera V-lager utifrån förmågekarta

  • Kalibrera nuläget med förmågekartan

    • Utgå från heatmappen

    • Reflektera kring vilka röda/gula statusar som uppstått ur svagheter i verksamhetslösningarna.

    • Komplettera processer, roller, aktörer och verksamhetsobjekt så önskvärd statusförändring åstadkoms.

    • En av handledarna presenterar erfarenheter från verkligenheten 15-20min

• Övning 5: Fortsätta komplettera och inspirera

  • Komplettera V-lager från förmågekarta

    • Komplettera V-lager från tekniklagret

Informationsgruppen

Instruktionerna till informationsgruppen var:

Övningar

Verksamhetens språk, termer och ordlistor

• vilka situationer är det lämpligt att använda termlistor respektive begreppsmodeller?

  • Finns det någon gång endera är mer lämpligt?

• Jämför termlistan och begreppslistan med de termer och begrepp ni identifierade i workshop 1.

  • Reflektera och diskutera skillnaderna.

• Skapa gruppens gemensamma termlista.

• Komplettera/justera termlistan med termer och definitioner utifrån aktuella behov och insikter från andra pass.

Begreppsmodeller

Begreppsmodelleringen innehåller de allra flesta delar i informationsmodellering. Gruppen ska skapa minst två begreppssystem som i slutet kombineras till en modell/diagram med en högre detaljnivå än i WS 1.

• Välj en term ur er termlista som ni anser viktig eller har frågeställningar runt och utred termen med hjälp av begreppsmodellering. Definiera relationerna mellan begreppen och ange riktning (eller om ni vill pröva på roller).

• Ange multiplicitet på relationerna i begreppssystemet som ni skapade.

• [repeteras efter behov ] välj ut en term ur ert skapade begreppssystem och utred även det begreppet enligt punkt 1 och 2 ovan.

• Kombinera de begreppssystemen i ett gemensamt diagram. Går det? Om inte varför inte?

Förfinade begreppsmodeller

• Fundera på arv, aggregat, kompositioner har ni använt eller ser ni behov?

• Hur funkar det med multiplicitet i förhållande till arv, aggregat eller komposition?

  • Reflektera: behövde ni använda några randbegrepp?

Informationsmodeller?

• Om tiden medger så kan gruppen skapa informationsmodell. Vilket scope vill gruppen ha? Vilken detaljeringsgrad?

• Skilj på väldigt detaljerade informationsmodeller (datamodeller)

Teknikgruppen

Övning 1

• Identifiera och lista vilka system som har/kan tänkas ha den tekniska funktionalitet vi behöver. använd er av logiska namn.

• Placera ut dom tekniska funktionerna från WS1 i dom olika systemen/tjänsterna.

• Vad heter systemen i er kommun?

• Finns det risk för att flera system utför samma funktionalitet?

Övning 2

• Identifiera och lista attribut som är obligatoriska i DNP

• Identifiera vilket system som är master för respektive attribut

• Identifiera om det är något eller några attribut som vi inte har inom organisationen.

Diskussioner:

Finns det risk för att något attribut registreras i flera system i organisationen?

Diskussion, hur ser det ut i er kommun?

Är det några attribut(EPPN) som inte finns i våra system?

Diskutera om vart dom bör skapas och varför och skapa ny funktion för detta.

Övning 3

• Gör ett business case för att välja metod för provisionering.

• Läs igenom text för åtkomst till nationella prov och bedömningsstöd i skolverkets provtjänst.

• Diskutera för och nackdelar med dom 3 olika lösningarna, väg in vår beskrivning med attribut. Lista för och nackdelar

• Välj en lösning efter diskussion.

Övning 4

• Skapa ett integrationsdiagram utifrån dom system/tjänster där vi identifierat att det finns

• Gör en dataflödesbeskrivning(integrationsdiagram) för att provisionera all data som saknas i det system som ska agera datakälla mot skolverket.

• Bestäm vilket system som ska stå för provisioneringen och gör en dataflödesbeskrivning för att visualisera vilka integrationer som behövs för funktionen.

• Benämn typ av data och sen vilka attribut och hur dessa flödar.

  • Återanvänd datan från övning 2

Övning 5

• Skapa ett enkelt systemdiagram över det system som ska provisionera vår data.

• Fråga, är denna tjänst viktig? Om ja så kommer en bonusuppgift.

• Komplettera vårt system med tjänst och gränsnitt.

Säkerhetsgruppen

Övningarna i säkerhetspasset var inte inplanerade för specifika arbetspass utan hanterades i den takt som gruppen jobbade. Nedanstående ordning på övningarna tillämpades.

• Gå igenom de största riskerna från förra gången

  • Värdera dem

  • Detaljera åtgärder utifrån din kommun

  • Relevans för DNP?

• Jobba med listan om cybersäkerhet

  • Välj de punkter som känns viktigast

  • Detaljera åtgärder

  • Mappa förmågorna som nämns mot förmågekartan

  • Vad betyder arkitekturbegreppen i rapporten:

    • Segmentering

    • Filtrering

    • Virtualisering

  • Ser ni någon motsägelse till Virtualisering i rapporten?

• Vilka säkerhetsaspekter är mest relevanta för DNP?

• Fri diskussion om säkerhetsaspekter som ni stöter på i vardagen

• Skolfederation i blandad miljö? (Office365 och Google)

• Skolon?

• Samtycken och SAPIN

• Freja

  • Ansikte

  • Upphandling?

Workshop 3

Under workshop tre så var fokus på att “knyta ihop säcken” så att det vart lite tydligare hur de olika perspektivens arkitekturer hänger ihop. Vi hade vi en gemensam arbetsyta för alla grupperna Med ett gemensamt leveransområde i mitten.

Reflektioner från handledarna

• Vi handledare satt med vid varsitt gruppbord och var mer aktiva i samtalet.

• Fokus på att holistiskt tänkande. Få ihop helheter.

• Mer tydliga krav på stringens i resonemang, dvs att också innehållet blev korrekt.

Dag1

Övning 1

Arbetspass 1: Komplettera listor i befintliga grupper fr workshop 2. Kvalitetssäkra att listorna blir "kompletta" genom matchning mot övriga lagers leveranser och identifiering av där i liggande objekt som har eller inte har ett tydligt relaterat objekt i egna lagret.

Övning 2

Arbetspass 2: Identifiera relationer mellan våra perspektiv, titta på olika sätt att beskriva dessa relationer. Synliggöra hur våra tidigare leveranser per lager har eller inte har relationer mellan varandra genom att skapa matriser för bra överblick och planering.

Dag 2

Övning 3

Arbetspass 3: Utifrån valda och identifierade förmågor så identifierar vi vad som ”bygger upp” förmågan i de andra perspektiven.

Grupperna fick prova två olika beskrivningsformat (mindmap respektive lagervisa kolumner från mallarna) och fick redovisa och reflektera kring fördelar och nackdelar med dessa beskrivningsformat.

Inspirationsföreläsning, (inplanerat panelsamtal och hälsning från Västerbottens landshövding ställdes in pga sjukdom.)

Istället höll Anders Axelson-Fisk (Göteborg stad) en inspirationsföreläsning.

Tema: Göteborg stads förvaltning Intraservice och deras projekt Färdplan 2023-2025.

Genomgång av koncept och tänkt modell för stärkt målstyrning inom förvaltningen.

Modellen är en ansats för att skapa tydligare röd tråd från mål och målkartor till uppstart av förändringsinitiativ och beställning av leveranser.

Konceptet inkluderar införande av två nya verktyg i form av Målkort respektive Uppdragskort.

I målkortet dokumenteras vilket målet är, dess källa samt en kortfattad lösningshypotes om konceptuell förändringar i arbetssätt som krävs för att uppnå dessa. Även vilka förmågeområden som berörs dokumenteras.

I uppdragskortet dokumenteras vilket målkort och lösningshypotes som adresseras. Dessutom listas per arkitekturlager de nyckel-lösningsartefakter som projektet ska leverera och som antas bilda fundament i det förändrade arbetssättet.

Övning 4

Avvek från det planerade programmet (se planen längre upp på denna sida) . Istället fördes ett samtal i helgrupp kring ämnet målstyrning och verktyg för målstyrning.

Övning 5

Arbetspass 5: Reflektera över smörgåsbordet av bra beskrivningar och vilka som lämpar sig i vilken situation och mot vilken målgrupp.

Grupperna fick redovisa sina tankar i helgrupp i slutet av övningen.

Vissa hade utgått från intressentgrupperna och valt ut några av dessa när de redovisade vilka beskrivningstyper de tyckte passade intressentgruppens intresse bäst.

Andra grupper hade utgått från beskrivningstyper och fört en diskussion om i vilka sammanhang beskrivningen var användbar.

Dag 2 avrundades med gemensam reflektion kring utbildningen som helhet och tankar framåt.

Thomas Kvist berättade lite om projekt Sorkinera (se nästa kapitel) och vi diskuterade fördelar med Arkitekturgemenskapen.

Arkinera, fas 3: Praktisk tillämpning i Sorsele kommun (Sorkinera)

Den sista fasen gick ut på att gå från ord till handling och platsen där detta skedde var i Sorsele kommun (näst minsta kommunen i landet). Med stöd av en inlånad IT-arkitekt (Alexander Starek) från Skellefteå kommun på halvtid så kunde Sorseles deltagare från projektet sätta sina nya kunskaper i praktisk nytta. Arbetet genomfördes under juni-december 2022 med bortfall av tid för kommunalval och semester.

Sorsele fick själva prioritera fram vilka saker som de ville jobba med och det var följande tre huvudområden:

• Genomgång och ensning av mål i styrande dokument

• Framtagning av process för on- & offboarding av personal

• Framtagning av en systemlista

På samtliga punkter genomfördes leveranser som Sorsele kan använda och jobba vidare med. Arbetet med framtagandet kunde genomföras tack vare ett bra deltagande och engagemang av Sorsele kommun. Från kommunstyrelsen till IT avdelningen och någon enskild förvaltning.

Här finns en länk till den film som dokumenterar en del av det arbete som gjordes under fas 3: https://youtu.be/ZwzVNy3v9Pg

Den här länken leder till den presentation som projektet höll under Digitala Västerbotten i december 2022: https://www.youtube.com/watch?v=tHIYHnKvqUU

En del av dokumentationen som togs fram under projektet finns samlat i tabellen nedan. För den som vill ha mer detaljerad information rekommenderas att ta kontakt med Sorsele kommun.

Dokument

Dokument	Kort beskrivning

Dokument	Kort beskrivning
Open	Vision och mål dokument, med definition av delmål, dess indikatorer samt värdegrund och principer som styr organisationen. Några förslag på nästa steg: identifiera nationella och regionala mål och inkludera/relatera dessa till dokument identifiera lagar, förordningar och definiera avgränsningar identifiera intressenter och prioritera deras intresse
Open	Dokument för ett specifikt mål samt delmål med relation till relevanta förmågor, analys av dessa och deras utvecklingsplan. Några förslag på nästa steg: identifiera/dokumentera relevanta informationsobjekt identifiera/dokumentera relevanta processer skapa tidsplan för målrealisering och relatera den till andra mål
Open	Tidig version av dokument - användes för att dokumentera Verksamhetsstödförmågor i läsbart format (baserat på Analys av förmågor .xlsx dokument).
Open	Mötesplatsen Digitala Västerbotten presentation
Open	Excel-fil som utgjorde mall i systeminventeringen. De valda rubrikerna (kolumner) som har använts hade en relevans för Sorsele kommun och det uppdrag som genomfördes. Filen ska ses som en inspiration till de organisationer som ämnar att påbörja en systeminventering.