Vilka kriterier kan vi använda för att hjälpa oss i våra vägval? För att lättare kunna välja vad vi vill arbeta med först så måste vi fundera över vad varje aktivitet och åtgärd skulle innebära.

Vanliga kriterier är:

Tydlighet (T)

Hur tydligt är det vad vi ska göra inom ramen för aktiviteten? Är det också tydligt hur det ska göras? Desto otydligare det är, desto mer tid måste läggas på att konkretisera aktiviteten. Ett högt värde för tydlighet innebär högre prioritet.

Genomförbarhet (G)

Utifrån den tid, kompetens och förmåga vi har, hur lätt är det att genomföra aktiviteten? Ju lättare, desto högre prioritet.

Verksamhetsnytta (V)

Om aktiviteten/åtgärden genomförs, kommer det också att skapa påverkan på verksamheten. Ju större verksamhetsnytta som går att identifiera desto högre prioritet.

Användarnytta (A)

Bedöm hur stor användarnytta som skapas av aktiviteten. Aktiviteter som är enkla att genomföra och skapar stor användarnytta förtjänar givetvis en hög placering i prioritet.

Allvarlighetsgrad (AG)

Om verksamheten behöver utföra en aktivitet för att åtgärda ett kritiskt problem så ökar det naturligtvis prioritet för den aktiviteten. Ett kritiskt problem kan till exempel vara något som innebär att man inte följer regelverk, att verksamheten inte klarar av sina åtaganden eller att människor potentiellt kan komma till skada. Alla dessa bidrar förstås till en ökad allvarlighetsgrad.

Exempel på dokumentation i tabell

Projektgruppen avgör bäst vilka kriterier som ska värderas och arbetar tillsammans fram en lämplig poängmodell. i sin enklaste form så värdesätts varje kriterium på en skala från 1 (låg) till 5 (hög). Det viktigaste är att man arbetar tills man når konsensus. En del människor tycker det är svårt att bedöma flera av dessa kriterier; påminn då om att en central del i att arbeta med prioriteringar är just att diskutera sig fram till det som känns osäkert.

Exempel:

Det är alltid viktigt att återkomma till och regelbundet gå igenom sin listan med aktiviteter, värdera dessa baserat på ny kunskap man har, och tillföra fler aktiviteter när dessa dyker upp under projektets gång.

Begränsa antalet poäng

För att undvika att alla aktiviteter får samma höga prio kan gruppen välja att begränsa hur många 5:or som får delas ut för varje kriterium. Man kan också begränsa hur många poäng som får delas ut totalt för varje kriterium. Ofta behövs inte denna åtgärd om inte gruppen är väldigt oense kring flera av aktiviteterna och det riskerar att bli alltför otydligt vad som är viktigare än något annat.

Begränsa antalet kriterier

Man kan också välja att begränsa övningen till att endast hantera genomförbarhet och användarnytta. Det blir då också lättare att till exempel dokumentera övningen visuellt i en prioritetsmatris.