Rutiner för verksamheten

Tänk så här

Genom ett tidigt och grundligt rutinarbete känner sig verksamheten bekvämare i användandet av ett nytt arbetssätt.

Vikten av rutiner

Det är viktigt att förstå situationen för en verksamhet när införandet sker av ett nytt arbetssätt - samtliga delar av organisationen riskerar att stå inför förändrade arbetssätt. Tryggheten i den ordinarie vardagen och tidigare arbetssätt hägrar lockande.

Fallgrop vid införande

Utan beprövade och beslutade rutiner kommer arbetet med det nya programmet sakta stagnera och tillslut helt sluta användas av de anslutande verksamheterna.

Från analogt till digitalt

Verksamheterna som inför ett nytt digitalt arbetssätt kanske inte förstår hela omfattningen av vad det nya arbetssättet innebär. Därför behöver ett införande av ett nytt program till viss del leda in verksamheten i rutinarbete som är av störst vikt.

Ansvaret att rutinarbetet görs på en enhet eller verksamhet är ytterst verksamhetschefens. Därför bör insatser göras för att underlätta hens arbete i den mån det går.

Den lokala förvaltningen av Stöd och Behandlingen kan behöva leverera paket av frågeställningar, journalmallar och erfarenheter från tidigare införanden. Tänk på att verksamheter som ansluter har många olika arbetsuppgifter - och ett nytt digitalt verktyg via Stöd och Behandling är ett verktyg av många de har till sitt förfogande. Förvaltningens uppdrag blir att visa varför det nya verktyget bör användas och hur.

Där kan finnas en rädsla och ovana att använda digitala verktyg, grunda därför rutinarbetet med igenkänningsfaktorer i just journalmallar, kompetenskrav (som de redan besitter), lathundar och historier från verkligheten. Gör det digitala tillgängligt och avdramatiserat.

Exempel på rutiner och frågeställningar till verksamheter

RutinBeskrivning
Vilka kompetenskrav finns på behandlare för att använda programmet?

Behövs särskilda kompetenskrav för att få använda ett särskilt program?

Ett behandlingsprogram mot ångest kanske kräver motsvarande utbildning som att bedriva behandlingen på traditionell väg.


Exempel från Landstinget Dalarna, för användande av KBT-behandlingar:

"För att använda behandlingsprogrammet krävs utbildning i KBT-Steg 1"

Vad skall journalföras?

Journalföringen bör vara så sparsam som möjligt för att undvika stora textmassor, men vad behöver journalföras?

Räcker det med "Program startat" eller behöver det vara mer utförligt än så?

  • Journalföringen är essentiell för att kunna hämta statistik från behandlingar och stöd - för att se effekten, tidsåtgång, antal patienter etc. - det är därför av yttersta vikt att hitta en journalföring som är enkel men informativ.

Behöver meddelanden i plattformen journalföras?

  • Innehållet på plattformen betraktas som arbetsmaterial och inte journalhandlingar, detta utesluter dock inte att delar ur det patienten delger i sin behandling skall journalföras för en sammanhängande bild av behandlingen.
Vilken mall i journalen skall användas?

Kanske finns det redan en journalmall för internetbaserad behandling som används av andra program?

  • För att underlätta ett införande men också framtidens användande av nya program på plattformen så kan det vara av vikt att inte använda för många olika journalmallar.

Vid användningen av många olika mallar så kan det bli svårt att hämta rätt statistik, onödiga textmassor skrivs i journalen och programmet blir svåranvänt.

  • Ta hjälp av en analytiker eller statistiker i ditt landsting eller region för att se vad för standardfraser, sökord eller koder som behöver finnas med i en journalmall för internetbehandling.
  • Tänk på att journalmallen skall underlätta behandlarens arbete - och INTE bidra till MER administrationsbörda.

Hur ser betalningsrutinen ut för användandet av programmet?

Skall invånaren betala för användningen av programmet? Programmet kanske ersätter/ger likvärdig vård som fysisk kontakt - skall vården ersättas för detta?

Hur mycket tid behöver behandlaren avsätta för att administrera patienten, skall denna tid ersättas på samma sätt som ett fysiskt besök?

Finns det incitament att låta patienten betala för sin användning av programmet?

  • Kanske genom att betala för användningen av programmet så värdesätter invånaren sin behandling mer, än om den ges utan kostnad?

Hur skall denna betalning gå till?

  • Faktura
  • Registrera i kassan på enheten, hur görs detta?

Vilka patienter ska använda programmet?

Vilken patientgrupp passar för att använda en viss typ av stöd eller behandling? Finns det kriterier för vilka diagnoser eller symptom patienten bör ha för att passa för att få hjälp genom ett internetbaserat program?

  • Programmen fyller specifika syften och utgivaren av programmet kan svara på dessa frågor.

Finns det patienter som inte passar för användningen av ett specifikt program?

  • Är patientens besvär för svåra/milda för att använda ett specifikt program? 
  • Exkluderas patienter på grund av bristande kognitiv förmåga?

Hur rekryteras patienten till internetbaserad behandling?

Kan programmet startas på en patient utan att hen varit i kontakt med vården först?

Kan programmet startas utan en fysisk kontakt?

  • Programmet kan kanske startas efter ett rådgivande samtal på telefon?
  • Ditt landsting eller region kanske erbjuder videomöten genom en digital vårdcentral? Kan plattformen användas i kombination med detta?

Hur många fysiska träffar behövs innan det kan bli aktuellt med ett internetbaserat stöd eller behandling?

  • Räcker det med en fysisk träff för att kunna erbjuda stöd för t.ex. sömnproblematik eller tobaksavvänjning? Kanske behövs fler fysiska träffar, för att etablera en relation med patienten?
  • Utgivaren av programmet kan ha rekommendationer och studier som visar på effekten av antalet besök innan ett program aktiveras.

Hur startas en behandling?

Efter att medgivande hämtats från patienten att ett program kan startas och skall användas - hur startas programmet?

Är kraven på utrustning, behörigheter och utbildning uppfyllda för att använda sig av Stöd och Behandlingsplattformen?

Hur kommer behandlaren åt Stöd och Behandlingsplattformen?

  • Finns det lathundar för behandlare?

Hur kommer patienten åt sitt Stöd eller behandlingsprogram?

  • Finns det lathundar för patienter?

Uppföljning av genomgången behandling?

Skall patienten följas upp efter genomgånget program?

Hur skall denna uppföljning genomgås?

  • Skattningsformulär före och efter behandling.
  • Uppföljning av användarupplevelsen
Hur ofta kommunicerar behandlaren med patienten genom plattformen?

Hur ofta behöver behandlaren övervaka patientens arbete i plattformen? Och behöver patienten veta om hur ofta behandlaren gör detta?

Skall behandlaren svara på meddelanden en gång i veckan? Eller en gång i månaden? Varje dag?

Kan man underlätta med mallar för standardmeddelanden eller "information från vårdgivaren"?

Har behandlaren avsatt tid till att arbeta med programmet?

Hur avslutas behandlingen?

Behövs det ett fysiskt besök efter avslutat program eller kan patienten ses som avslutad när programmet är genomgånget.

Om nödvändigt hur avbryts behandlingen?

Om där uppstår problem för patienten som t.ex. ny sjukdomsbild, suicidalrisk - hur avbryts behandlingen och programmet?

Fysiskt besök, telefonsamtal för kontakt?

Skall kontakt föras med anhöriga?

Om programmet som används riktar sig till patienter under 18 år, Skall anhöriga kontaktas om hur det går för patienten?

Skall de sitta med patienten när hen arbetar i programmet?

Hur gallras genomgånget material?

När programmet är genomgånget skall där finnas en rutin för hur materialet som finns kvar 'gallras' det vill säga tas bort - körs i 'tuggen'

Personen som gallrar måste ha behörigheten 'Dataadministratör'

Läs mer om detta i manualen för Stöd och Behandling

Hur ser supportorganisationen ut för behandlaren?

Hur får behandlaren hjälp om hen stöter på problem i sitt arbete med plattformen?

  • Finns det en samordnare för programmet?
  • Finns det en förvaltningsresurs att kontakta vid problem?
  • Finns det IT-support för problem med behörigheter?
  • Finns det en behörighetsadministratör på enheten?




Designguiden version 1.0 november 2018
v2.0 är under utveckling
Skicka synpunkter till bjorn.olars@inera.se eller stodochbehandling@1177.se
Tillbaka till startsidan

My Panel Title

This is a styled panel that can contain text or any other Confluence content, formatted neatly with border and background colors.