Ett införande av ett nytt moment eller program föregås av införandet av själva plattformen där programmen finns.

I det här avsnittet får du inspiration och råd till hur du och ditt team kan planera ett införande för en verksamhet.

Ni kommer nu att införa ett nytt arbetssätt, och även om verksamheten till viss del är van att använda olika e-tjänster - så kommer användandet av internetbaserad Behandling och olika stöd innebära en stor förändring i verksamhetens vardag.

Till detta tillkommer även en hög belastning på personal och chefer. Där du och ditt team kanske enbart uppfattas som ett störningsmoment i en hektisk vardag. Kanske är beslut fattade över huvudet på personal och även verksamhetschefer - som vid ett breddinförande.

Medverkan

Vilka behöver ha kunskap om det nya arbetssättet som införs?

Nu pratar vi inte om att specifikt veta vilka knappar man ska trycka eller processer i en behandling som ska utföras i specifik ordning - utan om vem eller vilka kan ha intresse av att förstå vad plattformen innebär för en verksamhet och framförallt potentialen i ett digitalt verktyg som understödjer det vardagliga arbetet?

• Verksamhetschefen spelar en viktig roll som beslutsfattare och medicinskt ansvarig på verksamheten.
• Administratören, kan vara en medicinsk sekreterare eller någon som utför administrativa uppgifter som en del av sitt arbete.
• Behandlaren, den som skall styra stödet eller behandlingen via plattformen behöver information om vad det nya arbetssättet innebär samt hur man hanterar ett nytt digitalt verktyg.
• Övrig personal behöver även dem få information - på något sätt - om det nya verktyget - som nu finns hos verksamheten. Dels för att öka medvetenheten om möjligheterna med digitala tjänster, men också inspiration för ökat användande av själva plattformen.

Vilka kommer efter införandet ha ansvar i utövandet av det nya arbetssättet?

När plattformen och tillhörande moment/program är införda hos en verksamhet, vem ansvarar då för driften av dessa? Vem ansvarar för patientsäkerheten, uppföljning av rutiner och journalföring? Precis som med telefoni så möjliggör en förvaltning ett arbetssätt men det är verksamheten som är ansvarig för utförandet.

• Här spelar verksamhetschefen en stor roll för framgångarna i användandet. Då precis som med andra verktyg som redan används av en verksamhet (Telefoni, internet, engångsartiklar) så behöver beslut fattas om användande samt resurser tilldelas ansvar och arbetsuppgifter. Verksamhetschefen behöver förstå vad det nya arbetssättet innebär, vilket ansvar och vilka regler som gäller - dock behöver inte hon eller han 

Samtal

Verksamheterna har fullt upp. De kommer inte ha tid för dig eller ditt team.

Inte för att de inte är intresserade av att få testa något nytt, eller att de inte tror på att det kommer ge någon nytta för sina patienter - utan för att de helt enkelt inte känner att de har tid.

Dels finns där en ständig ström med patienter. Sedan är inte du och ditt team de enda som försöker införa ett nytt arbetssätt i sjukvården.

Sjukvården är en ständigt förändrande verksamhet och därför även en väldigt långsamtgående maskin.

Att genomföra genomgången på plats hos verksamheten inger en trygghet hos dem som lyssnar, till stor del beror detta på att du och ditt team inte längre är en anonym e-postsignatur. Att kunna få svar på frågor och motverka farhågor på plats ökar tilliten till det nya.

Kanske kan inte alla medverka på plats om du och ditt team åker ut och pratar om plattformen och införandet. Utnyttja digitala möjligheterna till videokonferens om det inte är möjligt med fysiska träffar, men var gärna på plats hos enheten i den mån det går.

Det viktiga är att få ett samtal med verksamheten under genomgången, att kunna svara på frågor som deltagare har, att forma en delaktighet och så frön av ägandeskap - då det är dem som sedan skall äga och använda programmen på själva plattformen.

Innehåll

Man kan välja att beskriva det bildligt; genom att ett nytt program eller moment motsvarar en ny skruvmejsel eller annat verktyg som verksamheten skall använda - så behöver verksamheten en verktygslåda att lägga verktyget i - Så att alla inblandade vet vart verktygslådan finns och vilka det är som använder den nya skruvmejseln.

Frågor som behövs svaras på är även varför använder verksamheten just den här verktygslådan? Vem får använda den nya skruvmejseln som vi lagt i verktygslådan?

Anpassa innehållet efter att ni räknar med att ingen kan något om e-tjänster eller digitala möjligheter.
Men samtidigt ha i tanken att ni har begränsat med tid då verksamheten inte har mycket tid.

Hemläxa

Utforma lathundar som gör det enkelt att logga in och göra sig bekant i plattformen.

Steg-för-steg instruktioner eller video underlättar för behörighetsadministratörer som kanske inte kommer ihåg hur de gjorde sist de fick lägga till en medarbetare på plattformen.

Ge även en deadline för när administrationen för behörigheter skall vara färdig. Detta underlättar för att få ordning i införandet och enkla klara instruktioner gör det enkelt att se när något är färdigt.

Supportvägar och ägande

När utbildningen i plattformen är klar så är det viktigt att båda parter är införstådda med att ansvaret av ägandet och användandet av plattformen ligger hos verksamheten.

En regional förvaltning stöttar och kan svara på frågor men det är verksamheten som ansvarar att arbetet sker på rätt sätt.

Till detta behöver verksamheten klara supportvägar och klara riktlinjer för vad som gäller. Var därför inte otydlig rörande detta, visa på vilka supportvägar som gäller samt vart man kan vända sig för att hitta information och lathundar.