Att göra en upphandling är något som arbetsgruppen för RefARK IoT inte har specialistkunnande kring. Dock har arbetsgruppen resonerat kring hur de principer och krav som tagits fram i arbetet kan användas som underlag för upphandlingar.

OBS: Det material som tagits fram inom RefARK IoT kan inte obearbetat användas direkt i en upphandling.

OBS: Det förutsätts att den som ska göra en upphandling har den kunskap och erfarenhet som krävs för att faktiskt genomföra en upphandling.

OBS: Varje organisation behöver lägga till sin egen organisations specifika verksamhets- och IT-krav.

Open

RefARK IoT ger ett stöd för en del av den kravbild som bestälallaren behöver ta fram.

Grundprincipen för nyttjande av RefARK IoT vid upphandling

RefARK IoT ger en struktur där beställare kan utvärdera kravuppfyllnad, utifrån den beskrivning som en leverantör ger. Grundtanken är som i bilden nedan:

Open

Följande skulle kunna vara en arbetsprocess vid upphandling:

1. Beställaren fördelar en vikt mellan alla 10 principer, utgå tex ifrån 100%. Exempelmaterial kring hur beställare kan tänka kring detta finns här. Viktfördelningen bör vara tydlig och transparant redan vid utlysningen.

2. Beställaren går igenom kraven och utför följande:

   1. Beslutar vilka krav som är relevanta för sin organisation, varje krav ges ett visst antal maximum poäng. Maximum poängen summeras per princip, utifrån “Bidrar till Princip” kolumnen i kravlistan.

   2. Lägger till de krav som är specifika för den egna organisationen. Det kan vara både verksamhets- och IT-krav.

   3. Beställaren definierar hur utvärdering av lämnad beskrivning kommer göras. Detta kan tex ske utifrån en poängskala 1-5, där:

      1. 1 = “Lösningsbeskrivningen ger mycket otydlig beskrivning av tänkt lösning och/eller mycket låga mervärden för beställaren.”

      2. 2 = “Lösningsbeskrivningen ger otydlig beskrivning av tänkt lösning och/eller låga mervärden för beställaren.”

      3. 3 = “Lösningsbeskrivningen ger acceptabel beskrivning av tänkt lösning och/eller vissa mervärden för beställaren.”

      4. 4 = “Lösningsbeskrivningen ger tydlig beskrivning av tänkt lösning och/eller bra mervärden för beställaren.”

      5. 5 = “Lösningsbeskrivningen ger mycket tydlig beskrivning av tänkt lösning och/eller mycket bra mervärden för beställaren.”

   4. Tänk på i upphandlingsunderlaget att beskriva med exempel hur en leverantör kan ge “mycket tydlig” beskrivning och “bra mervärden”. Det kan vara tex att

      1. “mycket tydlig beskrivning” inkluderar samtliga utvärderingspunkter i respektive krav

      2. “mycket bra mervärden” tydligt anger hur leverans av kravet inkluderas i lösningen. Ange här hur leverantören kan få denna bedömning genom att tydligt beskriva vad som ingår i lösningen, vad som är tillägg och vad som kräver handpåläggning etc.

3. Beställaren går igenom vilka “ska” krav behöver tas fram för lösningen. RefARK IoT ger enbart stöd för bedömning av en leverantörs lösning. Utvärderingskriterierna på respektive krav kan vara en utgångspunkt kring vilka krav som beställaren behöver omvandla till “ska” krav.

4. Vid själva utvärderingen av lösningen kan det vara bra att ha en eller flera personer/arbetsgrupper som gör utvärderingen, tänk då på att dokumentera varje enskild bedömning, men även att beskriva i upphandlingsunderlaget hur bedömningen kommer gå till, tex medeltal av x personers bedömning eller konsensus från en gruppdiskussion. Detta för att skapa en tydlig transparans i arbetet och att om någon leverantör överklagar så finns tydligt och objektivt beskrivit hur bedömningen gått tillväga.

Avtal vid upphandling med RefARK IoT

Beställaren behöver ta fram fram lämpliga avtal för upphandlingen. Tänk då på att avtalet behöver hantera avtaletsperiodens alla faser, implementationsfasen, förvaltningsfasen och avslutningsfasen. Ofta är det olika konstruktion på avtal för projekt, förvaltning och konsulttimmar, avtalet behöver hantera alla dessa aspekter. För IoT-system kan det krävas en större flexibilitet i avtalssituationen då det ofta är flera leverantörer i hela IoT-systemet. Det är bra praxis att avtalstexten skickas ut tillsammans med upphandlingsunderlagen.

Något RefARK IoT arbetsgrupp förespråkar är att i avtal och upphandlingstexter notera att de svar på olika frågor som leverantör gett i sitt anbud bör bli en del av avtalet. Det ger tex en möjlighet att om leverantör i beskrivning anger att någon komponent ingår eller fungerar på visst sätt, så ska det bli en del av leverantörens leverans och därmed avtalet.

RefARK IoT i funktionsupphandling

Vid funktionsupphandling med hjälp av IoT behöver beställaren följa stegen 1-4 ovan. Beställaren behöver även besluta förhållandet mellan pris respektive kvalitetskrav. Tänk på att “ska” krav kan inte utvärderas. Vidare behöver beställaren ta fram fram lämpliga avtal för upphandlingen.

RefARK IoT vid förhandlat förfarande

Vid förhandlat förfarande kan RefARK IoT användas som underlag för förhandlingen, dvs leverantör ska i de förhandlingar som görs beskriva sin lösning och då detaljera hur den fungerar.

Hur byggs bra upphandlingskrav ?

Hur ett bra upphandlingskrav beror väldigt mycket på vilken upphandlingsform som väljs för aktuell upphandling.

Ett bra krav uppfyller tex följande:

• Det är tydligt vad leverantören ska leverera, och på vilket sätt

• Det är tydligt hur beställaren kan/kommer verifiera att leverans skett

• Det är tydligt vem ska kunna utföra den funktion som avses

• Beställaren får en tydlig bild av vad och hur leverantören kommer att leverera