Innehållsförteckning

Inledning

Vägledning för att på lokal nivå hantera styrande nationella arkitekturella riktlinjer.

Arkitekturstyrning på lokal nivå d.v.s. i den egna organisationen, behöver vara en del av den ordinarie lokala styrningen samt utformas så att den kan följa den generella arkitekturstyrning.

Ansvarig arkitekt behöver ha ett nära samarbete med ledningsgruppen för att beredningen av underlag till beslut tas fram och  formuleras på ett sådant sätt att ordinarie beslutsfattare kan förstå vilket beslut som tas.

Nedanstående bild beskriver ett ganska ordinärt flöde för att fatta ett beslut. Vid skapandet av den så var scenariot att beskriva hur ett beslut om att följa en framtagen referensarkitektur, kan tas i en kommun.

Open

Varje flödessteg beskrivs kortfattat nedan. Varje steg är även [mappat] mot korrelerande nivå i det övergripande arkitekturstyrningsflödet samt mot ISO 42020.1.0 Bevakning av nationella initiativ eller inkommen handling

Underlag som kräver ett arkitekturellt beslut kan komma in till verksamheten på flera sätt ex. via Strukturerad omvärldsbevakning eller via Arkitekturgemenskapen eller som inkommen handling. Någon inom arkitekturstyrning utses som ansvarig för att hantera ärendet.

2.0 Ansvarig hanterar inkommen handling [Arkitekturstyrning]

Den ansvarige identifierar vad det rör sig om för typ av ärende, gör en initial bedömning om ärendet är i linje med organisationens strategiska inriktning och utser i sådana fall en utförare för vidare beredning av ärendet. Den ansvarige för ärendet informerar även den huvudansvarige om vilket ärende som har kommit in och vilken utförare som bereder frågan. Därefter överlämnas uppgiften till utföraren. 

3.0 Bered ärendet [Arkitekturproduktion]

Utföraren bereder ärendet och eftersom det avser ett arkitekturellt beslut så kan eventuellt några steg och aktiviteter skilja sig från ordinarie beredningsflöde.

3.1 Analysera inkommen handling [Arkitekturproduktion]

Utföraren analyserar inkommen handling och utreder vilken del i verksamheten som påverkas av inkommen handling. Utföraren planerar hela framtagandet av beslutsunderlaget och involverar rätt kompetenser. Utföraren ansvarar för att ta fram en beskrivning av de förmågor som påverkas utifrån innehållet i den inkomna handlingen. Utföraren analyserar och beskriver även påverkan som kan finnas utifrån ett internt perspektiv, med hänsyn till interna initiativ, projekt eller uppdrag. 

3.2 Identifiera nuläget [Arkitekturproduktion]

Utifrån analysen ovan av den inkomna handlingen tas ett nuläge fram för de berörda verksamheterna och förmågorna. Saker att analysera är styrande dokument, organisation, kompetens, IT-infrastruktur, verksamhetsprocesser, systemstöd och informationshantering.

3.3 Ta fram nytt börläge [Arkitekturproduktion]

Utifrån den inkomna handlingen och det nyligen framtagna nuläget så tas ett nytt "börläge" fram d.v.s. hur ser vår organisation ut med den nya förändringen genomförd.

Saker att:

• förhålla sig till den egna organisationens vision och mål och styrande dokument samt befintliga arkitekturer.

• beakta önskade förmågor avseende organisation, kompetens, verksamhetsprocesser, och informationshantering, systemstöd , IT-infrastruktur.

3.4 Genomför GAP- och konsekvensanalys [Arkitekturproduktion]

Utifrån nuläget och det nya börläget så genomförs en GAP- och konsekvensanalys som beskriver vilka konsekvenserna blir för att ta sig till börläget. GAP- och konsekvensanalysen behöver beskriva hur den föreslagna förändringen påverkar förmågor, organisation, kompetens, IT-infrastruktur, verksamhetsprocesser, systemstöd och informationshantering. Om den föreslagna förändringen får påverkan på vision, mål och styrande dokument så behöver dessa konsekvenser beskrivas.

3.5 Ta fram beslutsunderlag [Arkitekturproduktion]

Formulera ett beslutsunderlag enligt den praxis som gäller för det beslutande forumet. För beslutsfattaren ska beslutsunderlaget på ett enkelt och tydligt sätt belysa de behov och krav som förändringen möter samt vilken nytta den för med sig. Ekonomiska aspekten ska belysas samt om det påverkar förvaltningsuppdraget. Det är viktigt att det framgår hur följsam förändringen är med beslutade strategier. Om förändringen är komplex och har många beroenden så ska det framgå på ett enkelt och tydligt sätt, tillsammans med beskrivning på hur komplexiteten hanteras i ett införande. Det gäller även om det föreligger risker med förändringen.

3.6 Förankring [Arkitekturledning]

Förankra framtaget beslutsunderlag genom att föredra beslutsunderlaget med relevanta intressenter i förvaltningen. Utifrån synpunkterna i förankringen så går beslutsunderlaget antingen till Samråd eller skickas tillbaka för komplettering. Målet är att få ett förankrat förslag.

4.0 Samråd [Arkitekturstyrning]

Skapa samsyn och förståelse för hur framtaget underlag till beslut påverkar verksamhet och stödjer plan för utveckling.Målet är att få stöd för att fatta beslut.

5.0 Fatta beslut [Arkitekturledning]

För att beslutet ska komma in på dagordningen så måste det annonseras på vederbörligt sätt till det beslutsforum där beslutet ska tas. Om möjlighet ges så bör utföraren eller någon av denne utsedd person, anmälas som föredragande av beslutsunderlaget så att beslutsgruppen kan ställa de frågor som de vill innan de går till beslut.

6.0 Skicka svar på inkommen handling

Om förändringen hade sitt ursprung i en inkommen handling från central funktion (ex. SKL) så bör den ansvarige för ärendet eller utföraren återrapportera utfallet av beslutet så att central uppföljning möjliggörs.