Formulär

Detta avsnitt har fokus på formulär i digitala tjänster - oavsett formulärtjänst. Här hittar du råd och rekommendationer som hjälper dig att skapa bra formulär och skriva frågor som har användaren i fokus. Vid utveckling av e-tjänster är det en fördel att arbeta med användarcentrerade metoder och agila arbetssätt. Se även tidigare kapitel designguiden.

Ta alltid reda på om det finns specifika villkor och förutsättningar för den tjänst du skapar formuläret med.

Att tänka på innan man sätter igång

 Vilka förutsättningar underlättar mitt arbete?

• Det ska finnas ett tydligt syfte med formuläret
• Mottagarfokus - lyft fokus från avsändaren (verksamheten) till användaren (invånaren/patienten)
• Undersök om liknande formulär redan finns eller om liknande behov finns i annan verksamhet
• Kännedom om verksamhetens process 
• Använd riktlinjer för tillgänglighet, språk och bild
• Säkerställ upphovsrätt till materialet du använder (formulär, bilder m.m.) 
• Säkerställ kompetenser och resurser för att skapa bra och användbara formulär
• Utse ägare och förvaltare av formuläret
• Se till att du har laglig grund för ditt formulär. Se också till att rutiner för hur man samlar in och bearbetar informationen överensstämmer med lagen.

 Jag ska göra ett pappersformulär digitalt. Vad behöver jag tänka på? 

Kontrollera med upphovspersonen att det är tillåtet att skapa en digital version av formuläret. Om man ska ändra något måste det göras i samråd med upphovspersonen.

Om du ska digitalisera ett befintligt formulär som vänder sig till patient eller närstående kan ni behöva se över hela vårdprocessen och informationshanteringen. Ett digitalt formulär innebär ofta förändrade arbetssätt. Det kan vara bra att ställa sig frågor såsom:

• När i vårdprocessen ska frågorna ställas? Vid samma tillfälle eller utspritt?
• I vilket sammanhang? Ska formuläret vara fristående eller kopplat till ett internetförmedlat stöd- eller behandlingsprogram?
• Ska vi använda möjligheten till följdfrågor eller resultatberäkningar?
• Har den som svarar behov av att kunna ställa en fråga kopplat till frågorna? Hur ska det gå till?
• Är alla frågor fortfarande relevanta? Eller ställer vi frågor bara för vi alltid gjort det trots att det kanske saknar relevans? 
• Finns uppgifter vi frågar om redan någon annanstans? (T.ex. personnummer får ju e-tjänsten från inloggningen).

 Vad behöver verksamheten mer tänka på?

• Hur ska informationen som lämnas i formuläret tas om hand på ett säkert sätt?
• Hur ska återkoppling till användaren (invånaren) ske? Om vad, av vem och när?
• Behövs förändrade rutiner för dokumentation i journalen?
• Finns behov av att exportera utdata?
• Hur ska patientens information i systemet gallras? Av vem och när?

 Vilken formulärtjänst ska jag välja? 

Vilken tjänst som är bäst lämpat för formuläret beror på flera faktorer. För att underlätta valet behöver du ta reda på vilket syfte formuläret har, vem det vänder sig till, om formuläret behöver ha vissa funktioner, hur formuläret är tänkt att användas och vad ni sedan ska göra med svaren.

Inera har flera invånartjänster som ger möjligheten att skapa formulär som förmedlas digitalt, exempelvis Ärendehanteringen i 1177 Vårdguidens e-tjänster, Formulärhanteringen samt Stöd och behandling. 

Ta hjälp av resurser i regionen för att avgöra vilken tjänst som är lämplig i ditt fall och i din region. Det finns även en översikt som jämför formulärens olika egenskaper. Jämförelse digitala formulär inom 1177-tjänster

Det finns många olika perspektiv att ta hänsyn till innan du bestämmer dig för vilken formulärtjänst som passar. Tänk noga igenom de effekter dina val gör för användaren, patient som personal. Här är en sammanställning av perspektiv i följande grupper:

• Innehåll i formuläret
• Egenskaper på formuläret
• När ska formuläret fyllas i
• Hur ofta ska formuläret fyllas i
• Åtkomst till formuläret
• Möjlighet till flaggor
• Uppföljning för behandlare.

Ta alltid reda på vilka specifika villkor och förutsättningar som finns för den eller de tjänster du använder till formuläret. Om invånaren t.ex. ska aviseras via Inkorgen i 1177 Vårdguidens inloggade tjänster så gäller även särskilda riktlinjer för inkorgens användning.

 Ska formuläret användas som en del av forskning?

Formulär för forskningsstudier kan ställa särskilda krav på hanteringen av formuläret. Exempelvis riktlinjer för inkorgsmeddelanden, gallringsfrist vid längre forskningsstudier och behov av utdata. Vissa formulär får t.ex. användas i forskning men inte i reguljär vård. Kolla upp det innan. 

 *Kan man frångå Inkorgsmeddelande? - Utveckla detta från Jenny....*

Om formuläret ska användas som del av forskning får (oftast) inte Inkorgen användas, enligt inkorgens riktlinjer för användning. 

Om du väljer att använda den fristående Formulärhanteringen, kan du välja att INTE generera ett inkorgsmeddelande. Alternativt att lägga ut en så kallad ”Erbjuden e-tjänst”, som motsvarar ett öppet formulär som riktar sig till en hel målgrupp, där det är invånaren som själv väljer att initiera formuläret.

...

Att skapa formuläret

 Vilka frågor ska ingå? 

Vad som är viktigt att ha med, utgår från behovet och kännedomen om mottagaren och verksamhetens process. Gå tillbaka till syftet - du behöver veta vad formuläret är tänkt att göra. Vad vinner mottagaren på att svara på frågorna, vad ska det leda det till, vad blir effekten.

Sätt in dig i verksamhetens process - vem agerar på svaren, när, hur och varför.

Ställ inte fler frågor än vad du behöver. Tänk på relevansen och syftet för varje fråga. Verksamheten som ska ta hand om svaren behöver ha möjlighet att hantera och agera på den information de får!

 Vilka frågor ska vara tvingande (obligatoriska) att svara på? 

En grundregel bör vara att formulär och frågor är tvingande att svara på bara om det finns skäl för det. Exempel på när en fråga måste vara tvingande är om formuläret ska kunna utföra beräkningar på svaret. 

 Vilken frågetyp ska jag välja? (Komplettera med bild?)

Här är några vanligt förekommande frågetyper (de kan ha olika benämningar i olika digitala tjänster). Tänk på att alltid testa hur formuläret fungerar i mobilen, då många använder mobiler.

Svaret ska skrivas fritt:

Använd fritextfält i lämplig storlek. Textfält för ett kort svar och textruta för längre svar.
Bildexempel) Mina förväntningar med behandlingen är:

Flera svarsalternativ kan väljas:

Använd flervalsfrågor (kryssrutor, checkboxar) när inget eller flera svarsalternativ ska kunna väljas.

Endast ett svarsalternativ kan väljas:

Använd envalsfrågor (radioknappar) när endast ett svarsalternativ ska kunna väljas.

Exempel) Ett påstående med svarsalternativ som: Ja, Nej, Vet inte
Exempel) Aldrig, En gång i månaden, Flera gånger i månaden, 

Tänk på att ge användaren ett extra svarsalternativ motsvarande "vet ej", "kanske", "ej relevant" etc. När användaren valt ett alternativ vid envalsfrågor kan det inte ångras, endast byta till annat alternativ. Därför kan det vara bra att alltid lägga till ett svarsalternativ som ovan ifall man råkar fylla i ett svar och sen ångrar sig.

Skala och Slider

Skala i Stöd och behandling... utveckla, är inte samma sak som slider!! kolla med jenny och jenny

På frågetypen Slider är mittenalternativet förvalt, och värdena är siffervärden (1-10 t.ex.)
På frågetypen Skala anger man valfria etiketter vid ändpunkterna (t.ex.” Bra” respektive ”Dåligt”). Inget alternativ är förvalt.

(Slider kan användas när användaren ska skatta något på en skala mellan två olika värden. Men användare kan av misstag komma åt klickytan när hen skrollar i formuläret. I sådana fall kan envalsfrågor vara ett bättre alternativ.) 

En rullgardinsmeny (listmeny, select, dropdown, alternativbox) kan vara lämplig vid 7-15 alternativ. 

I en rullgardin kan användaren alltid välja defaultsvaret, typ ”Välj ett alternativ” om man ångrar sitt svar. 

Matris

Tänk på att för många kolumner i bredd blir svårt att hantera i mobil.

 Återkommande formulär 

Stöd och behandling har fyra varianter av formulär som är tänkt att fyllas i flera gånger:

• Flikformulär - utan koppling till enskilda datum, dagar eller klockslag
• Kalenderformulär - kopplat till olika datum
• Aktivitetsplan - baserat på ett i förväg bestämt schema (veckodag, klockslag)
• Formulär som infogas i mätbatteri - kopplat till att en modul startar eller som ska besvaras med ett visst intervall (t.ex. vad 7:e dag). 

Ge exempel. När används vilket. (eller hänvisa hellre till förvaltningens informationssida eller undersida?)

 Följdfrågor

Om det är relevant, kan man använda följdfrågor. Men gör inte formuläret för komplext med följdfrågor på följdfrågor. Testa noga att det funkar som det ska.

 Automatiska beräkningar

Om det är relevant med beräkningar av resultat i formuläret så ger digitala formulär en god möjlighet till att automatisera beräkningarna. Testa noga att koden fungerar som det ska. Ett litet fel kan leda till stora konsekvenser/risker för patienten.

 Hur formulerar man bra frågor? 

Det är viktigt att texten är väl formulerad, att den flyter bra. Det är bra att be en kollega (gärna en kommunikatör) att läsa igenom det man skrivit och ge synpunkter på det. Våga prova frågorna på målgruppen som inte är lika insatta för att se om ni lyckas förmedla det som är tänkt. Texten gör enormt mycket större nytta om den är lätt att läsa, lätt att förstå och kanske till och med går att tycka om.

Samma fråga om frekvens, men vilket tror du användaren föredrar?

1. Hur frekvent under de senaste tolv månaderna anser du att du använt dig utav internet?
2. Hur ofta har du använt internet under de senaste tolv månaderna?
3. Hur ofta använder du internet en genomsnittlig vecka?

detta behöver utvecklas (kolla litteratur)

• Skriv enkelt och tydligt så frågan inte kan missförstås
• Undvik ledande frågor 
• Undvik negationer
• Fråga en sak taget (ge exempel när det blev fel)
• (Försök att vara konsekvent)

Skriva svarsalternativ

• Format - vägled om användaren måste skriva på ett visst sätt t.ex. årtal ÅÅÅÅ

• Använd inte för många svarsalternativ, 5-7 alternativ är vanligt förekommande.
• Se till att svarsalternativen är jämt fördelade mellan ytterpunkterna och försök se till det är ”lika långt” mellan varje svarsalternativ.
• Har du ojämnt antal svarsalternativ så finns det en neutral mittpunkt: 12 3 45, 123 4 567. Ibland är det bra men ibland vill man att respondenten ska tvingas ”välja sida”

 Vilka riktlinjer bör jag ha koll på?

• Specifika riktlinjer för de tjänster som berörs (t.ex. Formulärhanteringen, Stöd och behandling, inkorgsfunktionen 1177 Vårdguidens e-tjänster).
• Webbriktlinjer behöver du följa eftersom du skapar ett digitalt formulär. 
• Digital tillgänglighet.  
• Språkliga riktlinjer och kommunikativa riktlinjer. Om formuläret används inom ramen för 1177 Vårdguiden följ då 1177 Vårdguidens riktlinjer för exempelvis språk och för bilder.
• Din region kan ha riktlinjer kring digitala formulär och tjänster för invånare.

 Vad kan jag mer tänka på för att underlätta för mottagaren?

Designa för mobilen

Testa att ditt formulär är lätt att använda i mobilen. Bygg därför inte innehåll (formulär och text) på bredden, om det finns begränsningar i hur tjänsten hanterar det på en mobil enhet. Kolumner kan fungera bra på papper, men kan bli svårläst på skärm.

Var konsekvent och gör det enkelt

Använd inte alla tekniska möjligheter bara för att de finns. Var konsekvent. Använd samma enheter/mätvärden konsekvent, gör avsteg bara om det blir tydligare för användaren.

Sträva efter att ha lika långt begreppsmässigt avstånd mellan svarsalternativen, t.ex. ”Aldrig, Sällan, Då och då, Ofta, Nästan hela tiden”. Inte ”Aldrig, Sällan, Nästan hela tiden”.

Skattningsskalor/alternativ bör vara åt samma håll.

Skriv enkelt och lätt att förstå

Kännedom om mottagaren - veta vem som är mottagare och ska svara på frågorna. Följ riktlinjer för innehåll på 1177 Vårdguiden.

Tre metoder att bearbeta din text: Stryk överflödiga ord. Förenkla ordföljden. Byt ut komplicerade ord till enklare.

Hjälp användare att undvika misstag

Skriv tydliga och förklarande ledtexter så att användaren förstår vad den ska fylla i och hur den ska fylla i. 

Vid fel - gör tydligt vad användaren behöver åtgärda

Om användaren har fyllt i felaktigt och det inte går att skicka in ska det vara tydligt varför det inte går att skicka in och hur man åtgärdar det. Det underlättar och snabbar på processen för användaren.

Formulärets namn

Fundera på om formulärets namn ska framgå och var det är lämpligt.

Tips för Formulärhanteringen: Formulärets namn visas när invånaren fyller i det. Så att tänka på ett bra namn är toppen! (länk: Ta hjälp av namn för e-tjänster?)

Tips för Stöd och behandling: Se exempelbild på hur man kan ange formulärets namn och särskilt viktig information med olika rubriknivåer. Att formulärets namn står i rubriken underlättar för invånaren om formuläret ligger i ett mätbatteri då det blir lättare för invånaren att skilja på olika formulär. En del formulär är snarlika och användaren kan få för sig att hen redan svarat på frågan. 

Instruktioner

Ibland kan det behövas instruktioner i formuläret. Ha rätt mängd, för mycket tenderar bli svårläst på skärm och användare tenderar att sluta läsa. Undvik skriva instruktioner i fältet som försvinner när användaren börjar skriva.

Struktur

Inled gärna med engagerande frågor som känns relevanta för användaren i början av formuläret. Det fångar intresset och gör det lättare att fullfölja. Undvik rutinfrågor kring ålder och liknande (eller håll i alla fall nere antalet av den typen av frågor i början av formuläret).

Numrera gärna frågorna. Består ett formulär av många frågor kan man i instruktionen ange hur många frågor som formuläret består av, och sedan numrera frågorna. Då får invånaren en känsla av hur långt hen har kvar.

Gruppering - Dela upp långa formulär...

Tips för att dela upp långa formulär i ”sidor” i Stöd och behandling:
Om man inte behöver beräkna resultat på alla frågor i ett resultat så kan man dela upp ett långt formulär i flera formulär och lägga dessa ett mätbatteri. Varje formulär uppfattas då av invånaren som en ”sida”.

Jenny: I SoB tror jag bara att det finns stöd för 1 sida.

I FRM kan man lägga in flera sidor, varför vi uppmanar malladmin till att bygga mallarna på så många sidor som innehållet/sammanhanget tillåter. Detta eftersom invånaren kan spara ett formulär efter varje sida, så att hen kan spara, logga ut och komma tillbaka vid senare tillfälle och fortsätta att besvara formuläret.

Media i formulär

Följ de rekommendationer och riktlinjer som finns för bilder, video, illustrationer om du använder det och se till att du har rätt att publicera mediet i detta sammanhang.

Testa noga att det ser bra ut i mobil, för den målgrupp och i den specifika tjänst du valt.

Att testa och utvärdera formuläret

Kvalitetssäkra både teknik och användbarhet genom att testa på olika enheter som mottagare kan använda; mobiler, surfplatta samt på dator och med olika webbläsare som Internet Explorer, Edge, och Chrome.

Testa formuläret på målgruppen, gärna flera personer och gör det gärna flera gånger under processens gång.

Säkerställ att formuläret uppfyller syftet.

...

GDPR osv

Din organisation ska ha en rutin för hur ni gallrar och raderar personuppgifter. Glöm inte att uppdatera rutinerna med just ditt formulär. Rutinerna ska finnas dokumenterade för en eventuell kontroll, men så klart också för er egen skull. Där ska det stå vilka system ni rensar i, hur ofta, och hur ni går tillväga när ni rensar.

Uppdatera rutiner för lagring och gallring