Innehållsförteckning

Beskrivning av begreppssystem och begreppsmodeller

Beskrivningen av begreppssystem klarlägger och listar de centrala begreppen inom organisationen, mellan olika organisationer eller det delområde som utvecklas.

• Klarläggandet av begreppssystemet kan inledas med

  • att antingen granska de centrala processerna och tjänsterna inom organisationen eller det delområde som utvecklas (vilka uppgifter behöver processen/tjänsten för att fungera, vilka uppgifter redigerar och skapar den) eller

  • genom att utreda vilka huvuddata som finns i de informationssystem som stöder verksamheten och tjänsterna, till exempel genom specifikation av huvuddatagrupper

  • genomgång av befintliga ordlistor och begreppssystem för verksamhetsområdet eller det delområde som utvecklas

• Relationerna mellan begrepp preciseras på högre nivå med hjälp av begreppsmodeller.

• Begreppens betydelseinnehåll definieras i ordlistor som det hänvisas till i begreppsmodellen.

• Baserat på begreppsmodeller som skapats ur begreppssystemet kan ytterligare uppgifter definieras som till exempel dataöverföringen mellan olika organisationers datamängder eller tjänster behöver.

Begreppssystemet beskrivs med hjälp av visualiseringar av begreppsmodeller och preciserande begreppsmodelltabeller. Här används metamodellelementet begrepp.

Beskrivningarna av organisationens begreppssystem på högre nivå och betydelsen av den information som används i verksamheten ska baseras på en gemensam ordlista. Samma gäller begreppssystem inom delområden som utvecklas. I användningen av ordlistor ska i första hand beaktas den offentliga förvaltningens gemensamma och inom olika delområden redan utarbetade inhemska och internationella ordlistor och arbetsgrupper för ordlistor, ontologier, definitioner, standarder och kodlistor samt tesaurustjänster.

Exempel från Västerås:

Open

Exempel från VGR:

Open

Informationsbehovsanalys

En verksamhetsarkitektur möjliggör identifiering av informationsbehov, d.v.s. vilken information som behövs och skapas i de olika processerna för att de olika aktörerna ska kunna utföra dessa på ett effektivt och säkert sätt. En informationsbehovsanalys görs för att kunna bestämma vilken information som behövs för att kunna följa upp olika kvalitetsaspekter av en viss process. Var uppstår denna information och hur ska den göras åtkomlig för uppföljning?

En informationsbehovsanalys kan göras vid olika tillfällen, om behovet av information för uppföljning förändras. Behovet av uppföljning av processer är nästan aldrig konstant, utan skiftar över tiden. Ibland uppstår behov av att under en tidsperiod detaljstudera olika delar av en process. Om det då har gjorts en informationsbehovsanalys tidigare kan man lättare avgöra vilken befintlig information som kan användas, eller vilken roll som under denna tidsperiod bör bidra med ytterligare, mer detaljerad information.

Arbetet utgår från processanalysen ur ett samverkansperspektiv och kompletterar denna med de olika aktörernas informationsbehov.

Steg i en informationsbehovsanalys

• Samla in och beskriv aktörernas informationsbehov i form av Informationselement

• Ta bort Informationselement som förekommer på flera ställen, d.v.s. dubbletter

• Analysera innebörden av det beskrivna informationsbehovet, d.v.s. analysera förekomster av homonymer och synonymer.

Informationen beskrivs som Informationselement in till eller ut från aktiviteter. Den detaljerade beskrivningen av informationsmängderna kan göras i processdiagram eller i form av tabeller i till exempel ett worddokument. Här används elementen Process, Aktör, Verksamhetsobjekt och Informationsobjekt.

Exempel från Västerås:

Informationsstrukturanalys

Efter att man beskrivit informationsbehov i form av Informationselement behöver informationen analyseras och struktureras. Detta arbete resulterar ofta i en informationsmodell. Informationsmodeller beskriver den information som hanteras i en verksamhet samt hur den hänger ihop på ett strukturerat sätt.

Informationselement klassificeras, tillhörande attribut beskrivs och regelverk för multiplicitet definieras. Informationen normaliseras enligt normaliseringsregler. Ett viktigt steg i denna process är också att dokumentera spårbarhet mellan Informationselementen och Begrepp för att säkerställa semantisk kompabilitet.

Informationsmodeller är ”lösningsneutrala”, d.v.s. de tar inte hänsyn till vilken teknik som kommer att användas för realisering. Däremot fungerar de till exempel som grund för en databas som ska utvecklas eller för meddelandestruktur (t.ex. XML-struktur).

Exempel från Göteborgs Stad - Masterdata över informationsoråde;  Organisation, Person, Plats och Tjänst:

Översikt gemensam masterdata. 

Detaljering masterdata för informationsområde Organsation

Detaljering informationsområde Tjänst, Person, Kontaktuppgift, Plats 

Exempel från Västerås:

Exempel från VGR:

Informationsflödesbeskrivning

Med hjälp av informationsflödesbeskrivning illustreras vilken information som går till exempel mellan informationssystem, informationssystemtjänster, informationslager eller organisationer (interna och externa informationsflöden). Det lönar sig särskilt att med hjälp av informationsflödesbeskrivningar granska informationsflöden i de centrala processerna och baserat på dem också klarlägga organisationens huvuddatagrupper samt identifiera gränssnitt.

Med hjälp av informationsflödesbeskrivning beskrivs såväl elektroniska informationsflöden som informationsflöden på papper. Beskrivningen upprättas ur verksamhetens perspektiv och utgör en begriplig beskrivning av informationsintegrationen.

Informationsflödesbeskrivningar kan kompletteras genom att beskriva hur mycket information som rör sig (volymer), vilka tjänster som används i flödet och hur stor del av informationen som går genom ifrågavarande tjänster. Diagrammen kan utnyttjas bland annat när informationsöverföringsbehoven för de tjänster som utvecklas samt behoven av interoperabilitet för data bedöms.

Exempel:

Vidareutvecklingsförslag

Här listas förslag på ytterligare metodområden som bör utvecklas.

• Metod för Gap-Fit analys inom informationsarkitektur

• Metod för Masterdatahantering / Information Governance modell

• Metod för semantisk samordning / Begreppshantering

• Metod och ramverk för informationsklassning

  • Informationssäkerhetsklassning, datakvalitet etc.

  • Hur kan exvis KLASSA användas och ev förbättras?