Beskrivning	Arkitektur-perspektiv	Verksamhets-område	Publicerad / Version

Beskrivning	Arkitektur-perspektiv	Verksamhets-område	Publicerad / Version
Här beskrivs hur arkitekter kan bidra med nytta och stöd utifrån AG’s ramverk till sina organisationer då DiMiOS används för arbete med organisationens digitala mognad.			2024-02-09/10

Innehållsförteckning

1 1 Introduktion
- 1.1 1.1 Bakgrund
- 1.2 1.2 Nytta med metoden
- 1.3 1.3 Styrning- och ledningsengagemang
- 1.4 2. Koppling mellan Dimios och Förmågebaserad planering
  - 1.4.1 Viktigt att du läser detta innan du går vidare
- 1.5 2.1. Förmågor för effektivitet
  - 1.5.1 Portföljstyrning
  - 1.5.2 Förvaltningsstyrning
  - 1.5.3 Projektstyrning
  - 1.5.4 Försörjningsstrategi
  - 1.5.5 Ekonomiska ramar
  - 1.5.6 Informationssäkerhet och integritet
  - 1.5.7 Standarder
- 1.6 2.2 Förmågor för innovation
  - 1.6.1 Användarinvolvering
  - 1.6.2 Öppna data
  - 1.6.3 Öppen utveckling
  - 1.6.4 Innovationskultur
  - 1.6.5 Digitalt först
  - 1.6.6 Skalning
- 1.7 2.3 Förmågor för balansering
  - 1.7.1 Prioritering
  - 1.7.2 Kostnadskontroll
  - 1.7.3 Nyttorealisering
  - 1.7.4 Nyttokontroll
  - 1.7.5 Kompetensförsörjning
- 1.8 2.4 Förmågor gällande digitalt arv
  - 1.8.1 Organisation - Kompetensmix
  - 1.8.2 Organisation - Arbetsmiljö
  - 1.8.3 Användare - Användarnöjdhet
  - 1.8.4 Användare - Rykte
  - 1.8.5 Teknik - Infrastruktur
  - 1.8.6 Teknik - Teknisk skuld
  - 1.8.7 Teknik - Styrning
  - 1.8.8 Teknik - Skugg IT

EXECUTIVE SUMMARY

Dimios är en självskattningsmodell och ett verktyg som används av offentliga organisationer för att mäta och följa upp en organisations digitala mognad. För att skapa förutsättningar att öka digital mognad behövs en möjliggörande styrning och ledning som genomsyrar verksamheternas arbete på såväl strategisk, taktisk som operativ nivå.

Arkitekturgemenskapens metod förmågebaserad planering är en metod som kan integreras i organisationens befintliga styrmodell. Förmågebaserad planering är en del av arbetet med Enterprisearkitektur och är ett beprövat och strukturerat sätt att arbeta med förmågor som såväl strateger, arkitekter som verksamhetsutvecklare kan använda.

Förmågebaserad planering kan komplettera Dimios för att tydligare konkretisera vad det är som behöver förändras. Det här metodstödet beskriver kopplingar mellan Dimios faktorer och de verksamhetsförmågor som återfinns i Arkitekturgemenskapens generiska förmågekartor.

1 Introduktion

Digitalisering för med sig en mängd nya möjligheter för offentlig sektor, men vägen till digitalisering kantas av många utmaningar. För att stödja offentliga organisationer med att kunna tillgodogöra sig nyttorna med digitalisering så finns Dimios som är en modell och ett verktyg vilket utvecklats av forskningskonsortiet Digital förvaltning, Swedish Center for Digital Innovation och Institutionen för Tillämpad IT (SCDI). Syftet med modellen och verktyget är att ge stöd till organisationer att under digitaliseringsresan mäta och följa upp ett antal faktorer som är viktiga för organisationens digitala mognad. Modellen är evidensbaserad och innehåller bland annat ett verktyg med en enkätdel som mäter mognaden i olika faktorer och utifrån resultatet ger rekommendationer av vad organisationen behöver förbättra. Dimios är ett av många sätt för en organisation att arbeta med digitalisering som med fördel kan kompletteras med andra ramverk och verktyg.

1.1 Bakgrund

Dimios används av många kommuner och regioner i Sverige som stöd i digitaliseringsresan. Modellen omfattar 26 viktiga faktorer för att kunna tillgodogöra sig nyttorna med digitalisering, till exempel portfölj- och projektstyrning, informationssäkerhet, standarder, användarinvolvering, öppna data, innovationskultur, nyttorealisering, IT-kompetens, IT-infrastruktur och teknisk skuld. Det som några av Arkitekturgemenskapens medlemmar ställde sig frågande till varför inte Enterprisearkitektur (eller delar av den) finns med som en av de viktiga faktorerna i ramverket.

En arbetsgrupp startades därför upp för att undersöka hur arkitekter kan bidra med nytta och stöd utifrån Arkitekturgemenskapens ramverk till sina organisationer i arbetet med Dimios och organisationens digitala mognad, som enligt SCDI definerar som en organisations förmåga att tillgodogöra sig nyttorna av digitalisering (Länk till Dimios sida). Arbetsgruppen började med att fråga Dimios grundare, Johan Magnusson, om varför Enterprisearkitektur inte finns med som en faktor i ramverket och svaret blev då att forskningskonsortiet inte funnit tillräckligt med evidens som stödjer att det är en avgörande faktor.

Arbetsgruppen är ändå övertygade om att Enterprisearkitektur är en mycket viktig faktor för att kunna tillgodogöra sig nyttorna med digitalisering. Detta metodstöd presenterar därför ett sätt att få en organisations resultat efter att ha använt Dimios att hänga ihop med arkitektens verktyg då de blir starkare tillsammans än om de används enskilt för att stödja arbetet med organisationens digitalisering.

1.2 Nytta med metoden

För att Dimios modellen och arkitektens verktyg ska bli starkare tillsammans så behöver de komplettera varandras styrkor och svagheter i arbetet med att öka organisationens digitala mognad. Det som arbetsgruppen upplever som styrkor och svagheter med Dimios är;

Styrkan är att det till viss del tydliggör vad en organisation ska fokusera på att utveckla för att kunna lyckas med en ändamålsenlig digitalisering. Dimios som modell och dess verktyg gör att frågor gällande Digital mognad lyfts in på beslutsnivå och får ett ökat fokus i verksamheternas utveckling. Det finns även ett digitalt verktyg som hanterar enkäten och analysen.

En svaghet i att kunna använda resultatet är att Dimios utgår från respondenternas upplevelse av den digitala mognaden. När det kommer till digitalisering så är det ett relativt nytt kunskapsområde vilket medför att om vi inte aktivt söker kunskap om digitalisering så nöjer vi oss med det vi vet, hur lite det än är. Är respondenten omedveten om den egna okunskapen kommer självskattningen inte återspegla att respondenten saknar kunskap, då denne är omedveten om områdets betydelse, och har svårt att förstå värdet av den nya färdigheten. Det kan därför initialt vara svårt att konkretisera vad det är som faktiskt behöver förändras för att höja den digitala mognaden då resultatet återspeglar en högst subjektiv bedömning av verkligheten.

För att komplettera svagheten har arbetsgruppen valt att använda styrkan i metoden för förmågebaserad planering med processteget Analys av förmåga som kan användas för att göra en mer objektiv och faktabaserad bedömning av verkligheten vilket gör det lättare att identifiera vad det är som behöver förändras. Nyttan med metodstödet är att det ger organisationen en bättre precision i att utveckla rätt verksamhetsförmågor om målet är att tillgodogöra sig nyttorna med digitalisering.

1.3 Styrning- och ledningsengagemang

Många av de faktorer som Dimios identifierat som viktiga för att kunna tillgodogöra sig nyttorna med digitalisering handlar om styrning- och ledning av organisationen. Eftersom förändring av den digitala mognaden ofta innebär förändringar i arbetssätt, processer och kulturen inom en organisation spelar ledningen en viktig roll i att hantera och leda förändringarna. Arkitekturgemenskapen har kartlagt de styrning och ledningsförmågor som är nödvändiga för att höja den digitala mognaden oavsett vilken Dimios-faktor som behöver förändras.

Organisationen behöver i sin vision beskriva hur ett framtida tillstånd ser ut när organisationen kan tillgodogöra sig nyttorna av digitalisering. För att höja den digitala mognaden är det viktigt att fastställa ändamålsenliga mål och utveckla en strategi för att uppnå dem, vilket görs i förmågan för mål- och strategiarbete. Förmågan värdegrund skapar en stabilitet i de värderingar och den kultur som ska vägleda i alla omständigheter oavsett förändringar i mål, strategier. Mål och strategi behöver resurstilldelning och budget för att uppnå målen. Styrning och strukturer, som delegering av befogenhet samt ramar för verksamheter, behöver etableras för att ge verkan. För att kontrollera att de som fått ansvar även utför det behöver kontroll av styrsystemets efterlevnad göras.

För att kunna följa de uppsatta strukturerna behövs en ledning som kan fatta beslut i linjen med strukturerna om målen ska uppnås. Ska verksamhetsutveckling ske behövs förmågan till prognostisering för att förstå hur verksamhetsleveransen påverkas av olika interna (t.ex. policys, kompetens eller arbetssätt) och externa faktorer (t.ex. ny bättre teknik, demografi eller lagkrav). Utifrån prognosen görs en planering för att avgöra det bästa tillvägagångssättet för att realisera målen. Det kan till exempel innebära en förändrad och mer ändamålsenlig organisering. Det innebär att ledare behöver ge olika medarbetare uppdrag, riktlinjer och handledning och följa upp att det görs.

De styrnings- och ledningsförmågor som nämns ovan är avgörande för att höja den digitala mognaden. Det innebär att det måste finnas en kompetens i organisationens ledning att förstå verksamhetsutveckling där man drar nytta av digitalisering.

2. Koppling mellan Dimios och Förmågebaserad planering

Arbetsgruppen har gjort kopplingar mellan Dimios faktorer och de verksamhetsförmågor som återfinns i Arkitekturgemenskapens generiska förmågekartor. Genom kopplingen kan arkitekten ta resultatet från Dimios och använda metoden Förmågebaserad planering för att bättre förstå vilka dimensioner av förmågan som behöver utvecklas och få bättre underlag för att planera förmågeutvecklingen och ta fram nya arkitekturbeskrivningar. Arbetsmetoderna kan på så sätt användas som grund för en gemensam analys där olika professioner kan mötas och diskutera organisationens behov utifrån olika perspektiv.

EXEMPEL FRÅN VERKLIGHETEN

En förvaltning genomförde en Dimiosmätning där resultatet visade att när det kom till Informationssäkerhet och integritet så upplevde en mycket stor del av respondenterna att förvaltningen hade en hög mognad. När arbetsgruppen som genomfört Dimiosmätningen sedan använde metoden “Analys av förmåga” och analyserade förmågan Säkerhet så blev resultatet att denna förmåga hade en låg mognad då det fanns en tydlig styrning av informationssäkerhet men det i nuläget saknades processer, kunskap och teknikstöd. Flertalet av respondenterna var alltså omedvetna om att de saknade tillräcklig kunskap inom området för att kunna göra en verklighetstrogen bedömning. Genom att visa resultatet från Dimios-mätningen och förmågeanalysen tillsammans kunde arbetsgruppen få bättre gehör hos ledningen för att det fanns ett stort behov av att utveckla förvaltningens informationssäkerhetsarbete trots att ledningen själva inte upplevde att det fanns brister inom området.

Utifrån Arkitekturgemenskapens generiska förmågekartor har arbetsgruppen sett att flertalet förmågor återspeglas i Dimios modell. Förmågorna återfinns i förmågekartan för Styrning och ledning samt Verksamhetsstöd. Vissa förmågor finns med många gånger medan andra bara är relevanta för vissa Dimios-faktorer. I bilden nedan visas de förmågor med orange färg som arbetsgruppen i sin analys bedömt har en eller flera kopplingar till Dimios.

Notera att bilden ovan omfattar både Förmågekarta Styrning och Ledning samt Verksamhetsstöd

Viktigt att du läser detta innan du går vidare

Förändringar och utveckling av en organisation måste ha stöd och förankring i organisationens styrning och ledning. Som framgår av bilden ovan så är samtliga förmågor inom styrning och ledning markerade som relevanta utifrån Dimios faktorer. I fördjupningen nedan så har vi valt att utelämna förmågor för ledning och styrning då några av dem skulle vara relevanta för de flesta Dimios faktorerna. Det skulle då bli mycket upprepningar och risk för att fokus skulle förskjutas från övriga förmågor.

Vi ber läsaren att beakta förmågorna inom styrning och ledning tillsammans med förmågorna som vi beskrivit nedan.

Undantaget som bekräftar regeln: Då en styrning & ledningsförmåga är den primära förmågan för en Dimios faktor så är den angiven och beskriven.

Nedan följer en fördjupad beskrivning av kopplingen mellan Dimios faktorer och Arkitekturgemenskapens generiska förmågor. De är indelade i fyra kapitel utifrån kategoriseringen i Dimios. Det första kapitlet börjar här nedan och snabblänkar till de övriga tre är:

Metod: Arkitekturstöd för DiMiOS | 2.2 Förmågor för innovation

Metod: Arkitekturstöd för DiMiOS | 2.3 Förmågor för balansering

Metod: Arkitekturstöd för DiMiOS | 2.4 Förmågor gällande digitalt arv